Apa Itu Receptionist? Tugas, Syarat, dan Gajinya? Ini Detailnya!

By | Maret 10, 2020

Dalam sebuah bisnis pelayanan jasa atau sebuah kantor terkenal, ada seseorang yang bertugas untuk menyambut tamu ataupun melayani tamu saat pertama kali tamu datang ke tempat tersebut. Orang ini menjadi garda terdepan perusahaan untuk mendapat respon positif dari customer.

Jika orang ini tidak ada, perusahaan bisa saja mendapatkan respon negatif dari customer. Kamu sendiri tentu tidak mau jika yang menyambut kamu bukan orang yang ramaha melainkan orang yang datar-datar saja.

Nah, di sini lah tugas seorang receptionist dibutuhkan. Pekerjaan ini sepertinya terlihat sepele karena hanya melayani dan menunggu customer datang. Akan tetapi, ada keterampilan khusus dan syarat-syarat yang harus dipenuhi jika memang tertarik untuk menjadi seorang receptionist.

apa itu resepsionis

Artikel kali ini akan sedikit mengulasnya untuk kamu.

Apa Itu Receptionist?

Receptionist adalah pegawai yang berada di bagian depan kantor atau perusahaan tertentu yang memiliki tugas menerima, menyapa, melayani, dan memberikan informasi kepada pihak yang berkunjung ke kantor terkait segala kepentingan yang diinginkan oleh pihak pengunjung.

Resepsionis juga harus bisa menjadi penghubung informasi antara manajemen dengan pihak pengunjung terkait kepentingan mereka. Penempatan receptionist yang berada di depan memang bertujuan agar tamu bisa mendapatkan informasi dengan cepat dan mudah.

Terkadang, dalam suatu perusahaan tertentu sekretaris memang dijadikan sebagai resepsionis. Akan tetapi, pada perusahaan besar, posisi ini akan dipegang oleh orang tertentu yang memenuhi kualifikasi sebagai seorang receptionist.

Tugas Seorang Receptionist

Seperti yang sudah disampaikan di poin sebelumnya, secara umum resepsionis memiliki tugas untuk menerima, menyapa, melayani, dan memberikan informasi kepada tamu yang berkunjung. Namun, pekerjaan tersebut bisa didetailkan lagi sebagai berikut:

  1. Receptionist bertugas menerima panggilan telepon yang masuk dan atau meneruskan kepada bagian terkait yang ingin dituju oleh pihak penelepon.
  2. Receptionist bertugas untuk memberikan informasi melalui telepon terkait produk dan informasi perusahaan kepada pihak penelepon.
  3. Receptionist bertugas menyambut customer atau tamu yang datang dan memberikan informasi dan arahan terkait kunjungan tamu tersebut.
  4. Receptionist bertugas mengaturkan jadwal bertemu antara tamu dengan pihak perusahaan.
  5. Receptionist bertugas melayani keluhan yang masuk dari customer.
  6. Receptionist bertugas mengelola seluruh arsip yang berhubungan dengan receptionist dan melakukan proses kegiatan administrasi sederhana.
  7. Receptionist bertugas menerima dan meneruskan surat yang ke bagian surat menyurat.

Syarat Menjadi Seorang Receptionist

syarat menjadi resepsionis

Dengan berbagai deskripsi pekerjaan di atas, tentu ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang ingin menjadi receptionist, baik itu keterampilan, pengetahuan, perilaku, maupun kepribadian.

Apa saja itu? Berikut sedikit ulasannya untuk kamu.

Keterampilan

1. Keterampilan teknis

Keterampilan teknis yang dibutuhkan oleh seorang receptionist adalah keterampilan menggunakan software yang berhubungan dengan pekerjaan receptionist, seperti aplikasi resmi dari perusahaan, microsoft office, atau software selainnya yang memang dibutuhkan.

Selain itu, seorang receptionist juga harus terampil dalam menggunakan telepon untuk menghubungkan dengan pihak perusahaan yang dituju.

2. Keterampilan pribadi

Keterampilan ini berhubungan dengan kemampuan kerja sama receptionist dengan divisi lain di perusahaan tersebut, baik atasan maupun bawahan. Namun, tidak hanya di dalam pekerjaan, di luar pekerjaan dia juga harus bisa bekerja sama dan saling membantu.

3. Keterampilan berkomunikasi

Seorang receptionist harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Pesan yang disampaikan kepada customer harus bisa mengena dan terpahami. Sehingga, tidak muncul kekecawaan dalam diri customer.

Pengetahuan

1. Pengetahuan umum

Seorang receptionist harus memiliki keterampilan umum yang baik. Hal ini dikarenakan bisa jadi seorang receptionist akan berhadapan dengan tamu dari berbagai latar belakang suku, budaya, dan bangsa yang mungkin memiliki kebiasaan dan bahasa yang berbeda.

Dengan demikian, seorang receptionist harus bisa melayani dan menyambut tamu sesuai dengan budaya dan kebiasaan mereka masing-masing.

2. Pengetahuan khusus

Selain itu, seorang receptionist harus memiliki pengetahuan khusus terkait produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan miliknya. Dengan demikian, seorang receptionist bisa menjelaskan mengenai produk dan jasa milik perusahaan untuk disampaikan kepada customer.

Ia juga harus paham nama dan posisi jabatan di perusahaan tersebut. Hal ini dikarenakan berhubungan dengan memberikan informasi yang akurat kepada customer.

Perilaku

Seorang receptionist harus berperilaku baik, rapi, dan bersih. Semua itu harus terlihat dari penampilannya, penataan mejanya, dan sikapnya. Jika tidak demikian, maka receptionist bisa dianggap tidak kredibel sebagai receptionist dan kurang sesuai dengan pekerjaan tersebut.

Kepribadian

1. Gigih dan cerdas

Kepribadian ini berhubungan dengan pekerjaan yang sama dari waktu ke waktu. Kebosanan adalah musuh utama receptionist. Sehingga, butuh kegigihan dan kecerdasan untuk mengatur agar dirinya tidak bosan.

2. Baik, sopan, ramah, dan bijaksana

Pelayanan tamu terbaik harus dilakukan oleh receptionist yang memiliki kepribadian baik, sopan, ramah, dan bijaksana. Hal ini dikarenakan receptionist memiliki tugas untuk melayani tamu, menghubungkan tamu dengan bagian perusahaan, dan memberikan pemecahan masalah kepada tamu.

3. Bertanggung jawab

Seperti pekerjaan pada umumnya, seorang receptionist harus menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus diawasi oleh atasannya.

4. Loyalitas

Tambahan jam bekerja tak jarang dirasakan oleh receptionist karena harus melayani banyak tamu. Di sinilah loyalitas dibutuhkan oleh seorang receptionist. Mereka harus mau melakukan pekerjaan tersebut meskipun jam kerja sudah lebih sebagai bentuk kesetiaan pada perusahaan.

5. Rasa tanggap

Berbagai permasalahan tak terduga menuntut receptionist untuk memiliki sikap tanggap. Dia harus bisa menyelesaikan berbagai permasalahan yang muncul dari tamu.

Berapa Besar Gajinya?

Besar gaji seorang receptionist sebenarnya sangat berhubungan dengan industri dan perusahaan tempa ia bekerja. Hal ini dikarenakan biasanya receptionist pada perusahaan industri manufaktur akan berbeda dengan receptionist pada perusahaan pelayanan jasa.

Rata-rata gaji seorang receptionist berkisar antara 3,5 juta sampai dengan 5 juta rupiah per bulannya. Nominal ini tentunya bisa kurang atau lebih dipengaruhi oleh kondisi industri dan perusahaan yang ditempati.

Itu tadi sedikit ulasan tentang pekerjaan receptionist. Jika kamu memang berminat dan memenuhi syarat-syarat di atas, kamu bisa mencobanya. Semoga artikel ini bermanfaat dan sampai jumpa di artikel berikutnya.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *