Umumnya sebuah organisasi atau lembaga akan menyediakan peminjaman barang untuk operasional mereka. Saat Anda menjadi penanggung jawab dalam sebuah event atau kegiatan organisasi dan membutuhkan barang tertentu, Anda perlu surat peminjaman barang.
Nah, jika Anda bingung bagaimana menulis surat peminjaman untuk barang? Di bawah ini akan dibahas contoh surat peminjaman barang dari beberapa organisasi.
Pengertian Surat Peminjaman Barang
Surat Peminjaman Barang adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat permintaan peminjaman suatu barang dari seseorang atau organisasi kepada pihak lain. Surat ini biasanya mencantumkan informasi tentang barang yang dipinjam, tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian, serta nama dan informasi kontak dari pihak yang meminjam dan pihak yang memberikan barang.
Surat ini bertujuan untuk mempermudah proses peminjaman dan pengembalian barang, serta membantu menjaga agar barang tersebut dikembalikan dalam kondisi baik.
Kegunaan Surat Peminjaman untuk Barang
Sebenarnya apa sih kegunaan surat peminjaman barang? Nah, ada beberapa kegunaan surat peminjaman ini bagi organisasi baik pihak peminjam maupun pihak yang memberikan pinjaman, diantaranya adalah :
- Lebih mudah mengoordinir barang
- Antisipasi barang rusak atau hilang
- Media resmi untuk meminjam kebutuhan peralatan/logistik
- Untuk memastikan kesesuaian barang
- Bukti kuat saat ada complaint terkait dengan barang yang dipinjam
- Media untuk menelusuri keberadaan barang dan siapa yang bertanggung jawab atas barang tersebut.
Bagian Penting dalam Surat Peminjaman untuk Barang
Nah, saat Anda ingin membuat surat peminjaman untuk barang, ada bagian-bagian penting yang harus tercantum di surat peminjaman ini yang tidak boleh terlewatkan yaitu :
1. Kop surat
Kop surat berfungsi untuk menunjukkan identitas organisasi/lembaga Anda dan menunjukkan bahwa surat itu resmi. Bagian ini umumnya terdiri dari logo, nama, dan alamat organisasi/lembaga serta kontak yang bisa dihubungi.
2. Nomor surat
Nomor surat merupakan bagian penting yang harus ada di surat peminjaman barang. Pasalnya nomor surat dapat memudahkan pengarsipan jenis surat agar lebih terstruktur dan mudah dicari.
Anda harus memperhatikan Standard Operational Procedure (SOP) organisasi/lembaga Anda dalam hal penomoran ini. Sebab setiap organisasi/lembaga pasti memiliki peraturan tersendiri.
3. Lampiran
Keterangan lampiran pada surat peminjaman barang ini berfungsi untuk menunjukkan adanya berkas lain yang menyertai surat peminjaman. Namun, dalam praktiknya lampiran jarang diisi meskipun tetap tercantum di bagan surat.
4. Pembuka
Bagian pembuka ini terdiri dari sapaan kepada pihak yang dituju (ketua/bagian logistik) dan alasan Anda mengirimkan surat (kegiatan/aktivitas yang Anda diselenggarakan). Sebaiknya pada bagian ini, Anda menjelaskan dengan singkat, padat, dan jelas.
5. Isi
Bagian ini adalah bagian terpenting dari surat peminjaman. Anda harus menjelaskan barang yang ingin Anda pinjam dengan sedetail mungkin. Cantumkan nama, jenis, dan jumlah barang yang Anda butuhkan.
Selain itu, berikan tambahan penjelasan jangka waktu Anda meminjam barang tersebut. Hal ini akan menjadi batas waktu yang resmi sampai pihak peminjam meminta barang yang dipinjam untuk dikembalikan.
6. Tanda tangan
Surat peminjaman barang yang telah Anda buat dianggap sah apabila terdapat tanda tangan pihak yang berkepentingan. Tanda tangan ini menjadi bukti bahwa peminjaman barang sudah disetujui dengan atasan langsung.
Contoh Surat Peminjaman Barang berdasarkan Organisasi/Lembaga
Salah satu tempat yang paling membutuhkan surat peminjaman ini adalah organisasi sekolah atau masyarakat. Nah, berikut ini beberapa contoh surat peminjaman barang dari berbagai organisasi/lembaga yaitu :
1. Contoh Surat peminjaman barang Karang Taruna
| PANITIA PELANTIKAN PENGURUS KARANG TARUNA ANOM TRAPSILO DUSUN TARAGAN Xili Taragan, Sidorejo, Godean, Sierman, Yogyakarta. Hp : 085747728220 |
|---|
| Sleman, 10 September 2005 No : O1/ KTAT / XI / 2005 Lampiran : – Perihal : Permohonan Peminjaman LCD Proyektor Yth, Kepala Sekolah SMP MUHAMMADIYAH 1 MINGGIR di Tempat Dengan hormat, Dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pelantikan Pengurus Karang Taruna Anom Tapasilo periode 2016 – 2018 dan Bertepatan dengan Perayaan Tahun Baru 2016 yang diadakan oleh Karang Taruna Anom Tapasilo Dusun Taragan, Sidorejo, Godean, Sleman yang akan diselenggarakan pada : tanggal : 31 Desember 2015 waktu : 19.30 – selesai tempat : Lapangan Voly Dusun Taragan Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami bermaksud untuk Meminjam LCD Proyektor dan Screen untuk digunakan dalam acara tersebut. Besar harapan kami akan dukungan dari semua pihak demi kelancaran kegiatan tersebut. Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibnu kami ucapkan terima kasih. Ketua Pelaksana Nama lengkap Sekertaris Nama lengkap Mengetahui ketua Karang Taruna Nama lengkap |
Baca juga: Contoh Surat Lamaran Kerja di PT
2. Contoh surat peminjaman barang Pramuka
| GERAKAN PRAMUKA GUGUS DEPAN SMK BINA NUSANTARA JL_KI SARINO MANGUN PRANOTO NO 05 UNGARAN TELP. (004 )70782321 |
|---|
| Ungaran, 10 September 2012 Nomor : ….//DP// Ungaran, September 2012 Lampiran : – Perihal : Peminjaman Tempat Kepada: Yth. Di Tempat “SATYAKU KUDARMAKAN DARMAKU KUBAKTIKAN” Salam Pramuka.. Dengan ini kami memberitahukan bahwa Dewan Penegak Gugus Depan SMK BINA NUSANTARA Ungaran akan mengadakan kegiatan persami dalam rangka Persami PTA (Penerimaan Tama Ambalan) Pramuka di SMX BINA NUSANTARA yang akan dilaksanakan pada: Hari : Sabu-Minggu Tanggal : 13-14 Oktober 2012 Waktu : 21.30 WIB -Selesai Tempat : Bumi Perkemahan Karangeneng Untuk itu kami memohon ijin Peminjaman tempat yang akan kami butuhkan untuk kelancaran kegiatan Dewan Ambatan Pramuka ds SMK BINA NUSANTARA. Demikian Surat Permohonan Peminjaman tempat dari kami, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terimakasih Hormat Kami, KA Gudep Nama Ketua Panitia Nama Mengetahui, Ka Mabigus Nama |
3. Contoh surat peminjaman barang sekolah
| PEMERINTAH KABUPATEN TEGAL DINAS PENDIDIKAN DAN OLAH RAGA UPTD SMK NEGERI 2 ADIWERNA JL . Anggrek Ujungrusi PO Box 2 Adiwerna Telp.(03282) 442192, 445052 Kab Tegal 52194 Website : www.smkn2adiwerna.sch.id, email smkn2adiwer@smkn2adiwerna.sch.id |
|---|
| Adiwerma, 16 November 2015 Nomor : 422 / .. ………………. / 2015 Lampiran : 1 Lembar Perihal : Permohonan Peminjaman Alat Kepada : Yth, Ketua KPU Kabupaten Tegal di Kabupaten Tegal Dengan hormat, Berkaitan dengan Program Kerja Kesiswaan Tahun 2015 / 2016, SMK Negeri 2 Adiwerna akan melaksanakan Kegiatan pemilihan Ketua dan Wakil Ketua OSIS periode 2015 / 2016. Demokrasi yang menjadi landasan utama dalam pemilu menjadi hal penting untuk ditanamkan sejak dini. Pemilihan Ketua OSIS periode ini mengusung lima kandidat calon ketua, Untuk itu kami mohon bantuan peminjaman media alat berupa Bilik Suara dan Kotak Suara . Adapun Pemilihan Ketua OSIS akan dilaksanakan pada : Hari.Tanggal : Rabu, 18 November 2015 Pukul : 07.30 wib – selesai Tempat : Lapangan SMKN 2 Adiwerna Demikian surat permohonan ini kami buat Atas bantuan dan kerjasamanya disampaikan terima kasih, Adiwerna, 16 November 2015 Mengatahui, Kepala SMK Negeri 2 Adiwerna Nama lengkap Wa. Ke. Kesiswaan Nama lengkap |
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Renovasi Rumah
4. Contoh surat peminjaman barang Kampus
| HIMPUNAN MAHASISWA MATEMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA Sekretariat Hima Matematika Gelanggang Ormawa FMIPA UNY Karang Malang Yogyakarta 55288 |
|---|
| No. : 06.033/DIESNTLS/HUMAS/HIMATIKA/X/2013 Lamp : – Hal : Peminjaman Alat Kepada Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa FMIPA UNY Gusnandar Yoga Utama di FMIPA UNY Dengan hormat. Segala puji kami panjatkan kepada Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kita masih dapat merasakan nikmat sehat dan nikmat iman. Sehubungan akan diselenggarakan kegiatan Aksi Donor Darah (ADD)dalam rangka Perayaan Dies Natalis #1 Jurusan Pendidikan Matematika FMIPA UNY yang akan diselenggarakan oleh Himpunan Mahasiswa Jurusan Pendidikan Matematika (HIMATIKA) FMIPA Universitas Negeri Yogyakarta, yang akan dilaksanakan pada: hari, tanggal : Selasa,8 Oktober 2013 waktu : 09.00-14.00 WIB tempat : Ruang D07.110 dan Halaman Dekanat Selatan PMIPA UNY Maka kami bermaksud untuk meminjam alat dan perlengkapan sebagai saran pelaksanaan kegiatan tersebut. Adapun alat dan perlengkapan yang akan dipergunakan adalah sebagai berikut: 1. Mic 2 buah 2. Sound System 1 buah Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Saudara. kami sampaikan terimakasih. Yogyakarta, 4 Oktober 2013 Ketua Panitia Nama Lengkap Sekretaris Nama Lengkap Mengetahui, Ketua HIMATIKA Nama Lengkap |
5. Contoh surat peminjaman barang Masjid
| Kediri, 05 Maret 2012 Nomor : 01/IPNU RANTING KUWIK/III/2012 Lamp : 1 bendel Hal : Permohonan Pengadaan Alat Musik Rebana Kepada Yth. Kepala Dinas Sosial Kabupaten Kediri Di Kediri Dengan hormat. Dengan ini. kami selaku Ketua Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama (IPNU) Ranting Kuwik, perkenankan mengajukan permohonan bantuan alat musik rebana. kepada Bapak Kepala Dinas Sosial Kota Kediri ( jumlah dan kebutuhannya terlampir dalam proposal). Adapun yang menjadi dasar dari pengajuan permohonan ini adalah: I. Berita atau tugas pengusulan dari masyarakat Desa Kuwik. 2. Kenyataan bahwa di IPNU Ranting Kuwik sangat membutuhkan alat musik rebana sebagai sarana untuk menanamkan kecintaan para pemuda terhadap musik Islami. 3. Mendukung Pemerintah Kabupaten Kediri mempunyai komitmen yang tinggi dalam memajukan dunia musik Islami, sehingga kami sangat terpacu untuk terus berupaya menumbuh kembangkan dan meningkatkan kemampuan generasi penerus dalam ketrampilan musik rebana Demikian permohonan ini disampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Ketua PAC IPNU Nama lengkap Ketua IPNU Ranting Kuwik. Kec. Kunjang, Nama lengkap |
Baca juga: Contoh Surat Purchase Order
6. Contoh Surat peminjaman barang dari OSIS
| DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA BARAT YAYASAN MIFTAHUL MUNAWWAROH AL-HAMBALI ISLAMIC BOARDING SCHOOL SMK KESEHATAN CIAMIS NPSN : 69950862 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS) Jalan : alamat lengkap, HP, Email |
|---|
| Nomor : 05/A/OSIS-SKC/X/2017 Lampiran : – Perihal : PERIZINAN LAPANG BOLA VOLI Kepada Yth: Ketua Pengurus Lapang Bola Voli Lingkungan Babakan Desa Panyingkiran Di-Tempat Salam hormat kami sampaikan. semoga Bapak/ Ibu Ketua Karang taruna ada dalam lindungan Alloh SWT di setiap aktivitas schari-harinya. Dalam rangka kegiatan Open Turnamen S.K.C CUP Antar SMP/MTs kami selaku panitia kegiatan yang tergabung dalam Organisasi Siswa Intra Sekolah OSIS) SMK Kesehatan Ciamis, akan mengadakan kegiatan tersebut yang insya alloh akan dilaksanakan pada: Hari : Sabtu Tanggal : 09 September s/d Selesai 2017 Waktu : 08.00 s/d selesai Tempat : SMK Kesehatan Ciamis Sehubungan dengan kegiatan tersebut dan peralatan kami kurang memadai, kami bermaksud Izin Pinjam Lapang untuk digunakan dalam acara tersebut. Besar harapan kami akan dukungan dari semua pihak demi kelancaran kegiatan tersebut. Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu Ketua Karang Taruna kami ucapkan terima kasih. Ciamis, 07 September 2017 PANITIA TURNAMEN BOLA VOLI S.K.C CUP SMK KESEHATAN CIAMIS Ketua OSIS, Nama lengkap Ketua Panitia. Nama lengkap Mengetahui, Kepala SMK Kesehatan Ciamis Nama lengkap |
7. Contoh surat peminjaman barang word
Berikut ini adalah link download file word atau .docx surat peminjaman barang. Pastikan kamu mengedit terlebih dahulu kop surat dan barang yang dipinjam. Kamu bisa menggunakan template surat ini untuk meminjam berbagai macam keperluan.
Contoh Surat Peminjaman Barang Berbagai Keperluan
Apabila organisasi/lembaga/perusahaan Anda tidak ada di contoh di atas, Anda masih bisa menggunakan surat peminjaman untuk barang secara umum di bawah ini. Anda hanya perlu mengganti kop surat, nama organisasi/lembaga/perusahaan, dan tanggal peminjaman.
1. Contoh surat peminjaman Laptop
| YAYASAN PENDIDIKAN ASY-SYAFI’IYAH MADRASAH IBTIDAIYAH ASY-SYAFI’IYAH 01 STATUS TERAKREDITASI : “B” Alamat : Jl. Anggrek II Karangdawa Kec. Margasari Kab.Tegal 52463 |
|---|
| Nomor : 073 /MI Asy.150/PPB / IV / 2019 Lampiran : – Perihal : Permohonan Peminjaman Barang Kepada Yth. Kepala MTs. Nurul Ulum Jembayat di Tempat Dengan hormat, Dalam rangka kegiatan Visitasi Akreditasi yang akan diselenggarakan pada hari Jum’at tanggal 26 s.d 27 April 2019, Sehubungan dengan itu, kami atas nama Kepala MI Asy-syafi’iyah 01 Karangdawa ingin meminjam sarana dan prasarana sebagai berikut : 1. Termometer (Suhu Badan) 2. Microscope 3. Peralatan KIP (Lab IPA) 4. Macam – macam Magnet 5. Cermin Cekung & Cermin Cembung 6. Laptop Besar harapan kami akan dukungan dari semua pihak agar kegiatan tersebut berjalan lancar dan tidak ada hambatan apapun. Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas segala perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih. Karangdawa, 23 April 2019 Kepala Madrasah Masruroh, S.Pd.I NIP. – |
Baca juga: Contoh Surat Kuasa untuk Berbagai Keperluan
2. Contoh surat peminjaman Sound System
3. Contoh Surat peminjaman Tenda
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Kerjasama
Hal yang Perlu Diperhatikan
Meskipun bagian-bagian penting dalam surat peminjaman barang sudah Anda terapkan, ada hal penting lainnya yang harus Anda perhatikan agar surat peminjaman disetujui. Nah, apa sajakah itu? Berikut ulasan lengkapnya:
1. Typo
Ini adalah masalah sepele namun apabila dibiarkan dapat menjadi bumerang bagi Anda sendiri. Sebab typo dapat berpengaruh terhadap kredibiltas peminjam. Untuk menghindari ini terjadi, Anda bisa melakukan pengecekan berulang. Anda bisa menggunakan tools atau manual.
2. Bahasa mudah dimengerti
Selain menggunakan bahasa formal, Anda harus menggunakan bahasa yang padat dan jelas. Hindari istilah-istilah asing yang jarang diketahui orang awam. Hal ini akan membantu orang yang menerima surat lebih mudah memahami maksud Anda.
3. Kerapihan format Lay-Out
Supaya surat peminjaman barang milik Anda terlihat rapi sebaiknya pastikan terlebih dahulu format Lay-Out sudah benar dan rapi. Selain itu, format Lay-out yang dimaksud adalah jarak spasi antar pragraf, posisi jika ada list pemenang.
Itulah pembahasan mengenai surat peminjaman barang. Dari beberapa contoh yang sudah diberikan, Anda masih perlu menyesuaikan kondisi organisasi/lembaga. Anda bisa mencari ketentuan tentang hal ini di papan informasi atau SOP masing-masing organisasi/lembaga.
