Seiring meningkatnya kebutuhan produk, proses bisnis pun juga semakin kompleks. Dari yang awalnya pesan barang bisa langsung begitu saja, kini harus menggunakan surat purchase order agar lebih detail dan bisa selalu mendapat stok.
Lalu, apa itu purchase order dan seperti apa contoh surat purchase order? Anda bisa mendapatkan jawabannya dalam artikel ini. Jadi, baca terlebih dahulu sampai tuntas ya!
Apa Itu Purchase Order?
Purchase Order (PO) adalah sebuah dokumen yang dibuat oleh pembeli kepada pemasok atau penjual untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli. Seringkali, PO ini disebut juga sebagai dokumen kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual saat melakukan transaksi pembelian.
Dalam dokumen PO, tertera detail barang yang ingin dibeli. Mulai dari kuantitas, harga, nomor atau tanggal, hingga spesifikasinya. Semakin spesifik sebuah PO, maka akan semakin memudahkan pemasok dalam memenuhi kebutuhan pembeli.
Detail rincian di dokumen PO ini tidak selalu langsung disepakati oleh pemasok. Jadi, terkadang masih ada proses tawar-menawar. Jika sudah disepakati, maka barang yang dibutuhkan pembeli akan langsung dikirim oleh pemasok.
Perbedaan PO dan Faktur
Sangat disayangkan, PO sering dianggap sama dengan faktur (invoice). Padahal keduanya berbeda. Meskipun, keduanya sama-sama melibatkan aktivitas pembeli (pelanggan) dan pemasok (penjual) yang mengatur pembayaran untuk suatu produk barang maupun jasa. Berikut diantara pembeda PO dan faktur:
| Purchase Order/ PO | Faktur/ Invoice |
|---|---|
| Dibuat oleh konsumen (baik perorangan atau perusahaan) ke penjual | Dibuat oleh penjual/ pemasok/ vendor perusahaan dan dikirim ke pembeli |
| Berisi detail pesanan pembelian (di awal transaksi) | Berisi detail pembelian (di akhir transaksi) |
| Konfirmasi barang atau layanan yang dipesan | Konfirmasi barang atau layanan yang sudah dikirim dan diterima sesuai dengan detail PO |
| Berisi pengajuan metode pembayaran | Berisi detail tanggal tagihan atau tanggal jatuh tempo pembayaran |
| Informasi pesanan | Informasi penagihan |
Fungsi Adanya Purchase Order
Terlepas dari pentingnya PO, ternyata PO juga memiliki fungsi lain yang bisa dibilang sedikit terabaikan. Di bawah ini adalah beberapa fungsi adanya PO:
- Meminimalisir terjadinya penipuan atas pemesanan barang, karena di dalam surat atau dokumen PO sudah tercantum secara jelas dan lengkap.
- Karena sifat dari PO masih bisa tawar menawar, jadi jika detail rincian dalam PO harganya lebih murah dan disetujui oleh pemasok, maka si pembeli bisa mendapat keuntungan tersendiri.
- Pembeli tidak perlu khawatir akan kehabisan stok, karena selama dokumen PO sudah diserahkan, maka penjual bisa langsung menyisihkan barang dagangan untuk pembeli yang sudah PO.
- Meminimalisir kesalahan harga antara saat pembelian dan pelunasan.
- Membantu departemen keuangan untuk menyiapkan anggaran, sehingga lebih mudah dalam membayar faktur saat jatuh tempo.
- Sebagai bukti kepada auditor, bank (kreditur), dan lembaga perpajakan bahwa pembeli melakukan proses transaksi bisnis yang benar.
- Memudahkan pelacakan yang masuk, sehingga bisa membuat sistem lebih terorganisir.
- Bagi penjual akan mempermudah penagihan. Bagi pembeli akan mempermudah dalam pelacakan.
- Akurasi yang lebih tepat dalam pencatatan pengelolaan inventaris dan keuangan.
Apa Saja Isi Surat Purchase Order?
Dikarenakan dalam membuat PO harus rinci, maka di bawah ini adalah komponen-komponen yang harus ada dalam PO:
- Nama perusahaan pembeli dan penjual (pemasok) secara lengkap.
- Tanggal transaksi.
- Produk maupun layanan yang akan dibeli.
- Spesifikasi nama merk, SKU, variasi, nomor model, ukuran, tipe, kemasan, dan detail produk lainnya.
- Diskon (tidak selalu ada).
- Jumlah pesanan setiap produk.
- Harga per unit dan total harga.
- Jumlah pajak yang harus dibayar (PPN).
- Tanggal pengiriman.
- Lokasi pengiriman secara lengkap.
- Alamat penagihan secara lengkap.
- Ketentuan pembayaran dan jatuh tempo sesuai dengan kesepakatan sebelumnya.
- Kolom otorisasi.
- Syarat dan ketentuan transaksi (jika ada).
Cara Membuat Surat Purchase Order
Untuk contoh surat purchase order akan kami jelaskan lebih lanjut. Sebelumnya, Anda harus mengetahui langkah-langkah membuat surat purchase order terlebih dahulu. Berikut detailnya:
1. Pembeli membuat daftar permintaan pembelian
Pada proses ini, daftar permintaan pembelian harus dicatat terlebih dahulu oleh pembeli untuk selanjutnya diserahkan kepada departemen yang mengontrol keuangan. Apakah produk atau layanan yang akan dibeli mendapat persetujuan dari bagian keuangan.
2. Pembeli menerbitkan pesanan pembelian
Jika daftar permintaan pembelian sudah mendapat persetujuan, maka pembeli akan mengeluarkan purchase order kepada pemasok. Dulu, purchase order dibuat dalam bentuk excel atau kertas. Namun, sekarang purchase order sudah bisa dibuat secara digital hanya dalam hitungan menit.
3. Pemasok memberikan keputusan
Surat purchase order yang diterima oleh pemasok selanjutnya akan dicek terlebih dahulu untuk mengetahui secara menyeluruh, mulai dari harga, jumlah barang, jatuh tempo, dan syarat serta ketentuan pembelian.
Setelah itu, pemasok akan memberikan keputusan, apakah akan menyetujui atau menolak. Jika menyetujui, maka pemasok akan segera menyiapkan produk atau layanan yang dipesan. Namun, jika menolak, maka pemasok juga akan memberikan konfirmasi lebih lanjut kepada yang bersangkutan.
4. Pembeli mencatat pesanan pembelian
Untuk langkah terakhir, pembeli akan mencatat purchase order. Ini jadi hal yang tidak boleh dilupakan oleh pembeli, karena bisa berguna untuk kebutuhan audit nanti.
5. Produk diterima pembeli
Produk yang dikirim akan diterima oleh pembeli. Selanjutnya, pemasok juga akan mengeluarkan faktur untuk pembeli melakukan pelunasan pembayaran.
Contoh Surat Purchase Order
Berikut ini adalah contoh surat purchase order, biasanya purchase order dibuat dalam tiga rangkap. Lembar 1 untuk pemasok, lembar 2 untuk file purchase dept, dan lembar 3 untuk account dept. Pilih contoh surat PO sesuai dengan tujuan dan format file yang anda inginkan.
Contoh PO Pemesanan Barang
PURCHASE ORDER
No.225/PO-SG/VI/2020
Kepada Yth.:
Pimpinan PT. Karya Group
Jl. Nusa Dua no 90A
Bali, Indonesia
Dengan hormat,
Dengan ini kami mengirimkan daftar pesanan kami untuk PT. Karya Group sebagai berikut
| No | Deskripsi barang | Jumlah | Keterangan |
| 1 | Baut stainless ukuran 5cm | 20.000 | long drat |
| Baut metrix – stainless ukuran 20cm | 1.000 | long drat | |
| Baut metrix ukuran 15cm | 5.000 | drat biasa | |
| Mur Galvanize untuk baut metrix | 7.000 | ||
| Kunci L galvanize 10 cm | 7.000 |
Catatan:
*Delivery time: 20 hari sejak PO diterima
*Kualitas barang: sesuai dengan kriteria MOU No. 123/MOU-SG/I/2015
*Late Pinalty in charge: sesuai dengan MOU No. 123/MOU-SG/I/2015
Demikian PO dari kami, apabila ada hal yang sekiranya masih belum jelas, bisa menghubungi Sdri. Ani – Bagian Purchase Dept.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan banyak terimakasih.
Hormat Kami,
PT. Jaya Group
Ani (Purchase Dept.)
Contoh Purchase Order Bahasa Inggris
PURCHASE ORDER
| To: Vendor Name: ‘Address: Telephone: Fax: | P.O.No.: P.O.Date: Delivery Date: Payment Terms: P.R. No.: Requested By: |
| ITEM CODE | QTY | UNIT | ITEM DESC | UNIT PRICE | TOTAL |
|---|---|---|---|---|---|
*All deliveries must be made to the………..Pre-Opening Receiving located at……. between……… and ………..
*All invoices must be addressed to……….NPWP No. ……………………………
*Invoices must accompany all deliveries or be mailed at the time of shipment.
*Acceptance of deliveries are subject to an inspection of quality, count, weight, measure, and
approval of
*The Purchase Order Number must appear on the invoice, delivery note, and in all packages
*………………….reserves the right to return all items of generally incorrect description, is lesser in
quantity or of inferior quality, damaged or defective. and to demand full compensation for
any losses and/ or expenses incurred.
*further reserves the right to cancel the order in whole or in part in the event of
the supplier not complying with the conditions of the order.
*Approved deliveries are subject to return if items delivered are subsequently found by
… to be damaged or defective or of inferior quality or generally of incorrect description.
Contoh Purchase Order Perorangan
PURCHASE ORDER
Nomor.
Hal:
Yang terhormat,
………………………………..
(alamat)
Dengan hormat,
Menindaklanjuti surat penawaran……..tanggal…….. kami bermaksud memesan
produk sebagai berikut
- 1 ……………….. seharga Rp………………..
- 2 ……………….. seharga Rp………………..
- 3 ……………….. seharga RP………………..
Adapun pembayaran dilakukan secara………… Kami harap produk tersebut dapat diantar sebelum ………….
Demikian surat purchase order ini kami sampaikan. Untuk perhatian & kerjasamanya,
kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
………………………………….
Contoh Purchase Order Excel
Berikutnya adalah contoh surat purchase order excel untuk kamu yang sering menggunakan excel untuk membuat surat PO. Kamu hanya perlu mendownload dan mengedit template PO excel ini agar sesuai dengan bisnis kalian.
Download Contoh Purchase Order Excel
Contoh Purchase Order Word
Kami juga memberikan file contoh surat purchase order word yang bisa kalian download melalui link dibawah ini. Ubah dan edit nama bisnis, alamat, kota, dan isi item sesuai dengan keperluan masing – masing.
Download Contoh Purchase Order Word
Contoh Purchase Order PDF
Selanjutnya adalah contoh po pdf untuk file PDF kamu tidak dapat mengeditnya secara langsung. Tujuannya adalah hanya untuk refrensi menyusun surat purchase order yang anda inginkan.
Download Contoh Purchase Order PDF
Contoh PO Sederhana
PURCHASE ORDER
No ………………………
Nomor :
Tanggal :
Kepada :
Alamat :
Dikirim ke :
| KODE | DESC | JML | UNIT HARGA | DISC | SUB TOTAL |
|---|---|---|---|---|---|
Total Pajak :
Biaya Kiri :
Total Dibayar :
Saldo :
(PENERIMA) (PERUSAHAAN)
Terlihat sederhana ya sebenarnya contoh surat purchase order di atas. Akan tetapi, harus benar-benar dibuat secara detail. Apalagi untuk pembelian dalam jumlah banyak, agar tidak menimbulkan masalah kedepannya.
Apakah Semua Bisnis Membutuhkan Purchase Order?
Dari contoh surat purchase order di atas, mungkin Anda juga bertanya apakah semua bisnis membutuhkan purchase order? Jawabannya adalah tidak. Hal ini, karena pembuatan purchase order tentu disesuaikan dengan bisnis atau faktor yang mempengaruhinya. Namun, adanya purchase order ini cukup bagus menjaga kelangsungan dan kelancaran bisnis.
Di bawah ini adalah beberapa hal yang tidak memerlukan pruchase order:
- Biaya antar departemen (ruang cetak, toko buku, dll), karena ditagih bulanan.
- Penggantian biaya perjalanan yang diganti dengan cek.
Itulah pembahasan tentang contoh surat purchase order. Jika Anda membuat surat purchase order, pastikan isi suratnya lengkap ya. Serta, pilihlah pemasok yang memang amanah. Ini karena tidak jarang masalah lain terjadi bukan karena surat purchase order, tetapi karena pemasoknya.