Cara mengirim lamaran kerja via email untuk era sekarang sangat dibutuhkan para pencari kerja. Tuntutan teknologi lah yang mau tidak mau harus diikuti. Namun harus diakui bahwa untuk lamaran kerja yang dikirimkan lewat email masih banyak yang tidak baik dan benar. Mengirim email memang bisa, tetapi mengirim yang baik dan benar itu tidak semua orang bisa melakukan.
Artikel kali ini akan membahas bagaimana tentang seputar lamaran kerja yang dikirim lewat email hingga memberi contoh untuk masalah tersebut. Baca sampai akhir tulisan ini maka kamu akan mendapatkan jawabannya.
Mengapa Kirim Lamaran Kerja Via Email?
Pengiriman lamaran pekerjaan via email mulai marak di negara kita sejak tahun 2007-an seiring dengan kemudahan untuk mengakses internet. Memang saat ini masih ada yang memakai cara konvensional yaitu dengan pengiriman berkas lamaran melalui jasa pos atau ekspedisi, namun sudah semakin berkurang jumlahnya.
Manfaat Pengiriman Lamaran Kerja Via Email
Lalu, apa saja manfaat pengiriman lamaran kerja memakai cara lewat email ? Apa kelebihannya dibanding denga cara konvensional ? Berikut ini jawaban tentang manfaat pengiriman lamaran kerja lewat email :
- Cepat, karena saat lamaran kerja dikirim maka hanya dengan hitungan sepersekian detik lamaran kerja sudah sampai di alamat tujuan.
- Murah, karena relatif tidak mengeluarkan dana sama sekali untuk pengirimannya.
- Praktis, karena hanya cukup menyiapkan file yang dibutuhkan untuk lampiran pada lamaran kerja tanpa harus menggandakan atau menulis lagi.
- Hemat, karena bisa mengurangi pemakaian kertas, tenaga dan waktu
- Aman, karena tidak melalui “tangan” orang lain dalam pengirimannya yang pada akhirnya akan membuat lambat dalam proses pengirimannya. Atau bahkan tidak sampainya lamaran kerja tersebut. Belum lagi ada kemungkinan rusak atau sobeknya berkas lamaran kerja tersebut.
Cara Pandang HRD / Personalia
Sekarang mari kita coba melihat dari sudut pandang Human Resources Development (HRD) atau personalia ketika dia menerima lamaran kerja lewat email. Ini perlu kamu tahu agar dapat membuat lamaran kerja yang baik, benar dan tidak merepotkan saat menerima email-mu.
Seseorang yang diberi tugas untuk menerima email lamaran kerja atau juga sebagai penentu keputusan diterima tidaknya suatu lamaran kerja tentu akan berpikiran dan bertindak seperti hal berikut :
- Akan melihat dan membaca email di-list halaman pertama pada tampilan penerima email sebagai prioritasnya.
- Ketika ada lamaran kerja masuk di-list email yang tidak sesuai dengan panduan atau petunjuk yang telah diinformasikan maka bisa dipastikan personalia enggan untuk membuka email tersebut, apalagi membaca isinya. Entah itu penulisan judul lamarannya atau penulisan posisi yang akan dilamar.
- Ketika personalia membaca surat lamaran di badan email dan melihat redaksi yang dituliskan pelamar tidak menarik, berbelit-belit, salah tujuan, salah posisi yang dilamar atau bahkan mungkin menyinggung pembaca atau perusahaan yang dituju, maka jangan harap si personalia akan mengunduh atau membaca berkas lamaran yang ada di lampiran.
- Sebagian besar Personalia tidak mau direpotkan hanya dengan mengunduh / download dan membuka satu persatu lampiran. Dengan banyaknya lamaran kerja yang masuk tentu dia akan lebih cepat dan praktis bila hanya dengan mengunduh satu kali dan mencetak satu kali juga.
- Bila yang dilampirkan dalam email ternyata masih ada yang kurang, si Personalia akan melakukan satu diantara dua hal berikut, yaitu membalas email kamu untuk minta segera dilengkapi, atau hanya melewatkannya begitu saja.
Perhatikan Saat Pengiriman Lamaran Kerja Via Email!
Dari ulasan di atas, kamu sudah bisa membayangkan bahwa ternyata untuk mengirimkan lamaran kerja lewat email tidak semudah yang dibayangkan. Oleh karena itu perhatikan hal-hal di bawah ini.
Kesalahan Dalam Pengiriman Lamaran Kerja Via Email
Hal yang dianggap seperti biasa saja namun ternyata adalah hal-hal yang tidak tepat bahkan menjadi kesalahan dalam pengiriman lamaran pekerjaan via email adalah sebagai berikut :
- Tidak mengikuti petunjuk dari perusahaan pencari kerja. Seperti posisi yang dibutuhkan, format pengiriman dan lampiran yang harus disertakan. Kesalahan ini dikarenakan tidak membaca dengan teliti permintaan dari perusahaan pencari kerja. Asal kirim atau menyamaratakan lamaran posisi yang sama untuk dikirim ke banyak perusahaan.
- Penulisan alamat email perusahaan yang dituju tidak tepat untuk huruf, tanda baca atau angka yang tertera dalam alamat email. Ada perbedaan satu karakter saja tentu lamaran kerja kamu tidak akan sampai di tujuan.
- Nama akun email tidak profesional. Ini biasa terjadi karena yang bersangkutan punya banyak email, memang ada kesengajaan mengaburkan identitas atau bahkan memang sengaja untuk alay. Pemakaian nama email yang langsung berkaitan dengan nama pemilik akan sangat membantu proses seleksinya.
Misalnya ; [email protected], [email protected] - Copy paste isi atau redaksi surat yang ada di badan / body Tidak bisa dihindarkan bahwa dengan copas akan sangat membantu apalagi bila mengirimkan ke banyak tujuan. Tapi bila tidak diimbangi dengan editing dan re-check kembali tulisan sebelum dikirim, maka akan fatal akibatnya.
- Redaksi surat pada body email terlalu pendek atau bisa juga terlalu panjang dan bertele-tele. Kamu yang belum terbiasa, sebaiknya mulai berlatih menggunakan struktur kalimat yang formil, terutama untuk penulisan lamaran kerja.
- Tidak ada isi surat, hanya mengirimkan lampiran lamaran kerja saja. Biasanya ini terjadi karena terburu-buru dan tidak re-chek kembali sebelum kirim.
- Jauh dari penulisan ejaan bahasa yang baik dan benar. Penulisan ejaan dengan baik dan benar harus mulai dibiasakan sejak dini.
- Jenis huruf dan pemakaian huruf kapital yang tidak pada tempatnya. Apalagi dengan menambahkan fill untuk tujuan penekanan kalimat yang dianggap perlu bagi pengirim surat.
- Pelamar mengirimkan surat tidak kenal waktu. Dengan kemudahan untuk mengakses internet, kebanyakan pelamar mengirimkan suratnya tidak mengenal waktu atau seenaknya saja. Padahal, waktu yang efektif untuk mengirim lamaran kerja via email adalah jam 08:00 – 09:00, jam 13:00 – 14:00 atau jam 15:30 – 16:00. Pada jam-jam tersebut personalia akan memantau email-nya. Dan bila kamu mengirim di jam tersebut maka besar kemungkinan email kamu akan ada di halaman pertama dan di nomor urutan awal pada saat si personalia membuka email-nya.
- Lampiran surat lamaran memakai format tertentu yang tidak semua orang punya program aplikasinya, seperti Word, Excel atau sejenisnya. Bahkan semakin tidak tepat bila file lampiran tersebut dijadikan satu dalam format zip/rar. Ini akan sangat merepotkan Personalia, karena harus bekerja dengan banyak tahap hanya untuk membuka berkas satu pelamar.
- Kapasitas file lampiran lebih dari 2 Mb. Maksud hati mungkin ingin menjelaskan dengan lengkap dan dengan kualitas yang sangat bagus, hingga akhirnya file lampiran yang dikirim lebih dari 2 Mb. Kapasitas file semakin besar maka diperlukan waktu yang lebih banyak bagi personalia untuk mengakses lampiran. Belum lagi adanya pembatasan kapasitas upload dan download yang sudah banyak dilakukan di kantor-kantor.
Contoh penulisan email lamaran kerja yang salah
Hal Wajib Ada Di Pengiriman Lamaran Kerja Via Email
Berikut ini adalah hal wajib yang harus ada di pengiriman lamaran kerja lewat email, yaitu :
- Alamat tujuan email harus tercantum dengan baik dan benar. Bila diperlukan atau ada petunjuk, pakailah fungsi “CC” dan “BCC”. Namun kamu harus tahu dulu beda keduanya itu.
- Subyek atau judul email harus sama dengan yang diminta perusahaan yang dituju. Kalau tidak ada petunjuknya, akan lebih tepat bila memakai kalimat pendek yang bermuatan tujuan surat dan posisi lamaran yang diinginkan. Misalnya : “Lamaran Kerja – Supervisor Produksi”
- Dalam isi surat / body email gunakan salam pembuka dan penutup secara formal.
- Penyebutan nama, gelar dan jabatan untuk penerima lamaran kerja harus jelas, benar dan tepat. Apabila kamu tidak mengetahui detailnya, kamu bisa menuliskan sesuai dengan petunjuk pada lowongan pekerjaan. Kalau tidak disebutkan juga dalam lowongan pekerjaan itu, maka tuliskan tujuan surat itu ke pengirim informasi lowongan pekerjaan.
- Redaksi pada badan email harus singkat, padat dan jelas. Cukup tuliskan kata pengantar, pengenalan diri (nama, alamat, lulusan, kemampuan dan pengalaman kerja) dan posisi pekerjaan yang kamu inginkan.
- Cantumkan nomor telpon yang bisa dihubungi. Pencantuman bisa disisipkan pada pengenalan diri atau bisa juga setelah nama lengkap kamu di akhir atau di bagian bawah email.
- Manfaatkan tanda tangan email atau tanda tangan elektronik yang sudah tersedia di email. Lakukan penyetingan terlebih dahulu untuk hal ini.
- Lampiran lamaran kerja yang isinya ; curriculum vitae (CV), surat lamaran yang ada tanda tanganmu, ijasah, transkrip nilai, referensi kerja, sertifikat (kursus, pelatihan, kegiatan dan lain-lain) dan piagam. Untuk melampirkan sertifikat dan piagam, usahakan yang relevan dengan posisi pekerjaan yang kamu inginkan atau paling tidak berhubungan dengan perusahaan yang kamu tuju.
- Nama file dokumen yang kamu lampirkan harus jelas dan bisa dimengerti oleh siapa pun. Lakukan rename terlebih dahulu bila nama file kamu sulit dipahami oleh orang lain.
Contoh lamaran kerja via email yang baik dan benar
Cara Mengirim Lamaran Kerja Via Email Yang Baik Dan Benar
Dari ulasan di atas maka proses berikut ini bisa kamu jadikan acuan dalam pengiriman lamaran kerja lewat email. Perhatikan urutannya, yaitu :
#Langkah Persiapan
- Tulis surat lamaran kerja. Sudah banyak contoh untuk menulisnya. Jangan lupa untuk ditanda tangani. Setelah ditanda tangani, agar di-scan lalu rubah ke dalam format PDF.
- Tulis curriculum vitae semenarik mungkin. Pada CV ini bisa sekaligus dicantumkan pas foto kamu. Lalu rubah ke dalam format PDF.
- Scan e-KTP, ijasah, transkrip nilai, referensi kerja, sertifikat dan piagam. Lalu rubah ke dalam format PDF.
- Susun file yang kamu jadikan PDF tadi sesuai dengan urutan berikut :
- Curriculum vitae (CV)
- Surat lamaran yang ada tanda tanganmu
- Kartu Tanda Penduduk (e-KTP)
- Ijasah
- Transkrip nilai
- Referensi kerja
- Sertifikat (kursus, pelatihan, kegiatan dan lain-lain)
- Piagam
- Semua file PDF itu jadikan satu dalam satu file PDF juga. Ingat, penggabungan file ini usahakan hasil akhirnya tidak lebih dari 2 Mb. Lakukan penggabungan file PDF dengan aplikasi yang sudah banyak kita kenal.
Bila sudah kamu gabungkan ternyata file-nya masih lebih dari 2 Mb, ada baiknya untuk lampiran yang disebutkan di atas dibagi menjadi dua file (perhatikan penamaan file-nya), yaitu :- File “Lamaran Kerja – Nama”, yang isinya ; CV, surat lamaran dan e-KTP
- File “Lampiran Lamaran Kerja – Nama”, yang isinya ; ijasah, transkrip nilai, referensi kerja, sertifikat dan piagam.
Gambar berikut adalah file yang sudah dilakukan penggabungan dari beberapa file PDF,
#Langkah Penyusunan
Pada langkah penyusunan ini, kamu harus tahu dulu dasar-dasar penggunaan email sebagai sarana korespondensi kamu.
- Buka akun email, dan cari “Tulis” atau “Compose”
- Isikan alamat email perusahaan yang akan kamu tuju. Pastikan dan pertimbangkan perlu tidaknya pemakaian “CC” dan “BCC” pada email yang akan kamu kirim.
Pada contoh di bawah ini hanya ditampilkan contoh penggunaan email memakai Gmail.com.
- Isikan subyek atau judul email.
- Tulis surat lamaran kerja pada badan / body email
- Upload berkas atau dokumen sebagai lampiran, dengan cara menekan icon bergambar klip kertas.
Tunggu beberapa saat sampai muncul informasi telah selesainya dokumen yang kamu upload.
#Pengiriman
Langkah selanjutnya :
- Periksa dan baca kembali isi email, terutama nama email tujuan
- Saatnya untuk mengirimkan lamaran kerja kamu. Tekan tombol “Kirim“.
- Tetap berdoa, agar usaha kamu dalam pengiriman email lamaran kerja ini dapat membuahkan hasil.
Mudah bukan cara mengirim lamaran kerja via email ? Namun harus dibutuhkan kehati-hatian sebelum mengirim emailnya. Lakukan review dan recheck, apakah sudah benar dan tepat email yang akan kamu kirimkan. Semoga berhasil mendapatkan pekerjaan yang baik.