Ada cerita tersendiri saat aku bekerja di sebuah hotel bintang 5 di negri orang. Tepatnya, tahun 2010 di the Westin Langkawi Resort and Spa sebagai GSA ( Guest Service Agent ) atau resepsionis.
Tugas seorang resepsionis di sini kerjanya sih kurang lebih sama seperti resepsionis hotel lain. Bedanya ada pada SOP perusahaan, market dan tamu perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab seorang Resepsionis
Membantu tamu untuk check in dan check out. Mulai dari registrasi, cek kondisi kamar, deposit, billing, urus lugage). Untuk hotel Resort proses check in tidak dilakukan di counter (tamu mendatangi resepsionis) melainkan resepsionis yang mendatangi tamu di lobby.
Memberi informasi seputar hotel dan fasilitasnya, misalnya gym, resto, breakfast, spa. Paling sering sih tamu nanya soal breakfast dan minta tolong reservasi spa.
Menjadi spy area lobby, alias mengawasi lobby area kalau-kalau ada hal yang mencurigakan, misal ada tamu yang belum melunasi tagihan tapi sudah keluarkan semua barang bawaan dari kamar seolah-olah mau meninggalkan hotel. Kalau kita menemukan hal yang mencurigakan, kita bisa coba melaporkan pada pihak atasan langsung kita untuk ditindaklanjuti, dalam hal ini Guest Service Manager atau setara dengan supervisor.
Ikut menjual program promosi yang sedang berlangsung di Hotel, misalnya program romantic dinner. Resepsionis juga bisa menawarkan upgrade kamar untuk tamu.
Menjawab pertanyaan tamu kalau-kalau membutuhkan informasi mengenai lingkungan sekitar hotel. Seringkali tamu menanyakan tempat wisata, pusat perbelanjaan di sekitar hotel.
Membantu tamu selama menginap di hotel, baik itu mengatasi keluhan, membantu reservasi untuk menggunakan fasilitas hotel seperti spa,antar jemput bandara. Apabila ada keluhan yang perlu ditindaklanjuti kami akan membuat catatan agar semua resepsionis mengetahui permasalahan yang terjadi.
Yang Harus Dimiliki oleh Seorang Resepsionis
Karena resepsionis bekerja di area lobby, otomatis menjadi jujugan awal para tamu. Seorang resepsionis harus bersikap ramah dan bertutur kata lemah lembut. Apabila sikapnya tidak ramah, maka Hotel akan mendapatkan image yang buruk.
Usahakan untuk dapat menyapa tamu yang menginap terutama mereka yang long stay dengan nama mereka. Cara untuk mengetahui nama mereka adalah dengan menanyakan nomor kamar mereka dan mengecek di sistem registrasi. Dengan begitu tamu merasa lebih dianggap.
Seorang resepsionis harus selalu rapi, bersih, segar dan wangi. Jangan sampai saat bekerja seorang resepsionis memiliki Bau Mulut atau Bau Badan yang kurang sedap, hal ini tentu saja sangat mengganggu dalam berinteraksi dengan tamu.
Bekerja di kantor depan sebuah hotel dituntut untuk cakap dan cekatan, terlebih-lebih pada saat jam-jam sibuk seperti jam tamu check out. Jangan sampai tamu dibiarkan menunggu lama di antrian untuk check out anggaplah setiap tamu akan segera ke bandara dan memiliki jadwal flight dalam waktu dekat.
Seorang resepsionis itu harus teliti, terutama soal billing karena kalo kita salah input atau salah hitung kita yang akan menanggung resikonya. Misalnya ada tagihan yang belum kita input dan tamu udah cek out otomatis kita yang harus ganti, sementara kalo ada kelebihan bayar biasa tamu akan bertanya pada pihak hotel di bulan berikutnya. Jadi pastikan untuk cek semua nota dan tagihan dengan teliti ya.
Selain itu untuk urusan korespodensi dengan tamu, kita harus pastikan untuk ejaan, gelar harus sesuai dengan identitas yang didaftarkan. Jangan sampai lupa memberikan sapaan seperti Tn,Ny, Bapak/Ibu. Karena kadang ada beberapa tamu yang mempermasalahkan hal ini, sehingga dianggap kita tidak menghormati mereka.
Dikarenakan Bahasa Inggris adalah Bahasa International, maka sebagai karyawan hotel terutama yang sering berinteraksi dengan tamu wajib bisa berbahasa Inggris. Karena baik itu Resort maupun Business Hotel sering kedatangan tamu asing.
Kita wajib menguasai Pengetahuan tentang Hotel tempat kita Bekerja karena semua tamu pasti akan menanyakan segala sesuatu mengenai seluk beluk hotel pada seorang resepsionis. Bahkan tak jarang mereka juga menanyakan tentang tempat menarik yang dapat dikunjungi di kota tempat hotel berada. Jadi jangan sampai salah memberikan informasi.
Berada di lingkungan kerja yang baru tentu saja kita akan menghadapi tantangan dan hal yang baru pula. Apabila kita tidak mengerti, maka jangan sungkan atau malu bertanya atau minta diajarkan pada senior.
Kadangkala memang ada senior yang kurang sabar dalam mengajari, tapi ada juga mereka yang sabar dan telaten. Kita tidak perlu berkecil hati, santai saja tidak diajari oleh yang ini yang lain pasti bersedia mengajari.
Selanjutnya akan aku share mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan jika ingin bekerja di Luar Negeri agar tidak salah langkah. Hal-hal tersebut bisa di cek di bawah ini ya :
Pertama Pastikan kita tau tempat dimana kita akan bekerja. Kita harus tau nama perusahaan, lokasi tempat kerja dan pekerjaan yang ditawarkan nantinya apa. Apabila infonya hanya ” Hotel bintang 5 di Malaysia mencari karyawan baru ” sebaiknya dihindari karena kurang jelas.
Sangat perlu untuk Cek kredibilitas lembaga yang menawari pekerjaan pada kita. Kita harus tau mengenai legalitas, reputasi ,kliennya siapa aja. Jangan sampai kita terjebak dengan lembaga abal-abal.
Tanyakan mengenai biaya,biasanya kalo resmi kita hanya mengeluarkan biaya untuk hidup, biaya kepengurusan pasport,visa ,tes kesehatan saja. Bahkan ada beberapa perusahaan yang membebaskan biaya di awal alias, mereka membayarkan tagihannya dulu dan selanjutnya akan dipotong dari gaji. Untuk tiket dan akomodasi biasanya disediakan oleh pihak Hotel
Pastikan untuk mengurus semua kelengkapan dokumen saat di Indonesia. Lebih baik segala sesuatunya dipersiapkan saat masih di sini ketimbang saat sudah di negara tujuan karena biasanya akan lebih repot, lama dan biaya lebih tinggi.
Akan lebih baik lagi jika mencari informasi mengenai hotel tempat kita akan bekerja melalui karyawan di sana. Kita bisa memanfaatkan sosial media untuk berkenalan dengan karyawan di sana.
Persiapkan diri untuk menghadapi culture shock. Karena kita akan bekerja di Luar Negeri otomatis akan menghadapi perbedaan budaya, bahasa,adat istiadat. Sebagai tamu kita wajib untuk menyesuaikan dengan lingkungan setempat.
Usahakan saat berada di Bandara baik itu kedatangan atau keberangkatan menggunakan Bahasa Inggris. Karena apabila kita berbahasa melayu seringkali dianggap kurang berpendidikan sehingga perlakuannya beda.
Ada kelebihan tersendiri apabila kalian pernah bekerja di negeri tetangga. Ketika kembali ke tanah air,umumnya kalian akan mendapatkan kenaikan jabatan.
Sepertinya cukup sekian share dari aku. Buat kalian yang berminat untuk bekerja di luar negeri, semoga tulisanku memberi manfaat ya.