Berada di kursi pimpinan memberikan satu cerita tersendiri. Seperti pengalaman ku waktu kerja sebagai captain outlet di salah satu cafe di Surabaya namanya d’brontos cafe atau nama lain dari manager outlet. Atasan langsung dari manager outlet adalah area manager yang langsung mengawasi kinerjaku dan menerima semua laporan.
Walaupun aku memegang posisi captain, namun di cafe ini aku termasuk karyawan baru dan karyawan lainnya (waitre/s, cook,barista, kasir) semua udah lama kerja disini. Banyak pelajaran yang bisa aku ambil dari mereka terutama tentang SOP dan karakteristik tamu yang sering datang ke cafe.
Tugas dan tanggung jawab seorang captain outlet yaitu…
Tugas rutin bulananku adalah mengatur jadwal shift karyawan, apakah masuk shift pagi atau sore. Selain jadwal kerja shift masing-masing divisi aku juga mengatur jadwal libur mereka.
Biasanya sebelum bikin jadwal, aku selalu mendata dulu apa ada yang minta request hari libur. Karena banyak juga karyawan yang berasal dari luar kota.
Meskipun udah diatur jadwalnya seringkali ada perubahan di tengah-tengah, misalnya ada yang tiba-tiba izin bahkan mangkir. Kalo sekedar ijin atau mau tuker jadwal selama yang ditukerin itu ngijinin pasti aku kasih ijin. Yang susah itu kalo ada yang mangkir karena semuanya dadakan alhasil ada yang double job seperti aku merangkap kasir, atau barista merangkap waitre.
Captain Outlet bertanggung jawab terhadap cashflow management di cafe. Artinya harus mengatur keluar masuknya uang.
Memilah-milah tagihan yang harus segera dibayar dan mana yang bisa dipending pembayarannya sudah menjadi rutinitas harian. Biasanya apabila ada tagihan yang jatuh temponya masih lama uangnya kami putar dulu untuk membeli bahan lainnya.
Kemudian harus melakukan pengecekan terhadap setiap pos pengeluaran. Adakah pengeluaran yang seharusnya ridak perlu atau adakah yang perlu ditekan.
Seorang Captain Outlet juga wajib mengontrol ketersediaan Inventory. Prinsipnya jangan sampai ada menu yang tidak bisa dijual hanya karena ada ketidak tersediaan bahan, terlebih itu menu yang paling diminati. Jadi setiap sore aku selalu memastikan stock bahan yang kosong, kalau memang memungkinkan di order hari itu juga ya kami order, tapi kalo enggak ya kami buat to do list for tomorrow.
Hal lain yang harus dilakukan adalah berkeliling di area cafe,terutama customer area untuk memastikan apakah ada yang perlu dibenahi atau tidak. Misalnya masih ada sampah yang terselip, meja yang belum di clear up, atau amenities di meja yang perlu di refill seperti garam,merica, saos.
Captain Outlet juga harus bisa Build a Connection to the customers Tidak cuma bersikap ramah terhadap customer yang datang, tapi juga berusaha akrab dengan mereka. Usahakan untuk selalu menyapa mereka terutama yang sering datang. Untuk awal memang merasa aneh atau canggung saat mulai mengakrabkan diri dengan mereka. Kita bisa menyapa dengan menanyakan kabar, menanyakan bagaimana pendapat mereka tentang menu makanan dan minuman yang mereka pesan.
Usahakan untuk mendengarkan cerita mereka dan terlihat antusias terhadap cerita mereka. Hal ini akan menciptakan suasana yang akrab dengan customer.
Salah satu cara untuk mempertahankan customer adalah dengan adanya program loyalti. Seorang captain outlet wajib untuk memastikan bahwa customer mengetahui tentang hal ini. Untuk tugas ini,umumnya para waitre/s akan membantu captain outlet dengan cara menginformasikan program loyalti pada customer.
Gak menutup kemungkinan kalo dari pihak pusat akan membandingkan outlet satu dengan lainnya, maka dari itu perlu ada strategi pemasaran yang berbeda dengan outlet lainnya. Bisa dengan rajin posting ke sosial media, mengasah skill barista dalam latte art, atraksi barista dll.
Memastikan karyawan untuk tetap disiplin dan jujur adalah hal yang tersulit menurutku. Hal yang aku lakukan agar karyaean jauh dari tindakan indisiplin adalah
Pertama , harus memberi contoh ke mereka tentang kedisiplinan, kerapian, kejujuran dan keterampilan . Apabila mereka melihat kedisiplinan dan keterampilan yang aku punya, maka mereka akan meniru.
Kedua, membiasakan sharing tim mengenai SOP Perusahaan. Dengan sharing bersama tim maka mereka akan lebih menghargai captain outlet.
Terakhir aku tidak pernah marahin mereka kalo mereka melakukan tindakan indisiplin. Aku lebih suka ajak mereka duduk bareng dan ngobrol. Sampai akhirnya aku mendapat jawaban kenapa tidak disiplin dan memberi solusi pada mereka.
Terakhir yaitu menciptakan suasana kerja yang harmonis. Dengan memastikan kalo semua karyawan mereka happy dalam bekerja otomatis kinerja mereka akan maksimal dan tercipta atmosfer yang positif. Dengan atmosfer yang positif maka akan tercipta satu keharmonisan dalam tim yang akan menular pada customer dan customer akan sering datang ke cafe.
Tips untuk Menghindari Image Negatif Bekerja di Cafe
Tak dapat dipungkiri bahwa banyak yang mengkonotasikan bekerja di cafe dengan hal negatif terutama untuk wanita apalagi saat berakrab-akrab dengan tamu terutama untuk wanita. Bahkan tak jarang tamu juga memberi image yang negatif, supaya terhindar dari hal itu, maka kita perlu perhatikan beberapa hal :
Kerja di cafe harus selalu jaga penampilan. Untuk itu wajib hukumnya untuk memakai pakaian yang rapi dan sopan. Sebagai Captain Outlet pilihlah pakaian yang formal seperti setelan Blazer dan Celana Bahan atau rok selutut.
Meskipun diharuskan akrab dengan customer tapi tetap tau batasan, usahakan memanggil customer dengan sebutan Bapak/Ibu, namun jika customer keberatan / merasa mereka masih muda panggil saja dengan sebutan Kak karena sifatnya netral. Jangan membahas hal-hal yang bersifat private.
Apabila memiliki nomer hp customers,jangan menghubungi customers selain untuk promosi cafe, dan saat promosi gunakan bahasa yang formal.
Kesimpulannya agar sukses bekerja sebagai captain outlet, kita harus pintar-pintar membawa diri. Selain itu tidak bersikap bossy, mampu memberi contoh dan berusahalah menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan.