Pengalaman bekerja sebagai sekretaris di sebuah perusahaan finansial audit. Menjadi seorang sekretaris manajer banyak pengalaman berwarna yang didapatkan. Selama satu tahun berkutat menjadi orang pertama yang di cari oleh atasan. Menjadi pihak pertama juga yang di hubungi perusahaan terkait kepentingan pimpinan. Sebagai sekretaris tidak hanya memperhatikan penampilan, tetapi harus sigap dan mampu menjaga rahassia.
Sekretaris Berfungsi Sebagai Pihak Ke-Tiga
Pada saat melamar bekerja di salah satu perusahaan finansial audit. Posisi sekretaris di tim pemasaran adalah yang dicari. Setelah melewati serangkaian proses wawancara yang tidak istimewa. Di mulailah perjalanan karir sebagai sekretaris rasa asisten pribadi.
Pada dasarnya saya adalah pegawai yang di gaji oleh kantor pusat, untuk menempati posisi sekretaris di divisi pemasaran. Namun, berhubung manajer kedua sudah memiliki asisten pribadi. Jadilah saya lebih bertanggung jawab terhadap kepentingan manajer pertama.
Disini tugas utama saya adalah mengurus segala kepentingan administratif kantor pusat dengan cabang, khususnya tim pemasaran. Ibarat kata, saya merupakan penyambung lidah alias moderator jika terdapat regulasi baru atau perintah langsung dari pusat.
Hal itu juga yang menjadi faktor besaran gaji yang diterima. Meskipun bekerja di kantor cabang, direksi membayar saya sesuai dengan standar upah sekretaris di kantor pusat. Oleh sebab itu secara berkala, laporan perkembangan tim pemasaran harus dibuat dan di kirimkan ke Jakarta.
Dituntut Untuk Sigap dan Aktif
Perusahaan finansial tempat saya bekerja saat itu, memang tidak mengharuskan pergawai khususnya manajer pemasaran berdiam selama 8 jam di dalam kantor. Peraturan tersebutlah yang membuat saya sangat jarang bertemu dengan atasan.
Hampir semua komunikasi dan interaksi melalui e-mail. Setiap pagi saya harus segera mengirimkan jadwal agenda apa saja yang harus beliau kerjakan. Lebih di prioritaskan bila ada pertemuan dengan klien penting pemilik perusahaan. Karena merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa audit, maka tim pemasaran bekerja di bawah target.
Tidak heran setiap periode tanggal tertentu seluruh staff tanpa terkecuali akan jauh lebih sensitif. Tidak ada ancaman gaji tidak turun memang. Namun semua yang bekerja disitu sangat kredibilitas dan berkompeten.
Pernah suatu kali manajer sedang berada di luar kantor untuk melakukan meeting dengan calon klien. Tiba-tiba beliau menghubungi dan minta untuk di buatkan proposal presentasi dalam waktu satu jam. Memang sebagian besar materi sudah ada di dalam server database. Saya tinggal mencocokkan mana saja materi yang bisa di presentasikan.
Kesigapan dan aksi yang dinamis serta aktif sangat dituntut dari profesi ini. Walaupun masih banyak anggapan bahwa bekerja sebagai sekretaris sangatlah santai dan tidak membutuhkan banyak keahlian. Anggapan tersebut jelas salah besar.
Mengutamakan Profesionalitas Ketimbang Emosional
Seperti yang sudah saya jelaskan sedikit bahwa di dalam tim pemasaran terdapat 2 orang yang berprofesi sama yaitu manajer pemasaran. Tanpa disadari terbentuk dua kubu di dalam satu tim. Situasi demikian jelas-lah tidak sehat.
Sebab perpecahan dalam tubuh perusahaan, sekecil apapun itu akan berdampak pada seluruh sistem kerja perusahaan tersebut. Itulah mengapa penting adanya kesatuan dan sikap menerim perbedaan pendapat.
Manajer pertama dengan kedua, rupanya terlibat perbedaan prespektif. Sehingga melupakan sikap profesional, dan lebih mengedepankan perasaan emosional pribadi. Jika sudah demikian, yang menjadi korban adalah para staff seperti saya dan rekan-rekan yang lain.
Bahkan saya dengan asisten pribadi manajer kedua, tidak bisa leluasa berbicara. Karena manajer pertama takut saya membocorkan informasi terkait strategi atau klien manajer pertama. Situasi yang tidak kondusif, menyebabkan direksi mengirim perwakilan dari kantor pusat.
Beliau adalah profesional yang membawahi langsung tim pemasaran termasuk ke dua orang manajer tersebut. Jadilah saya pun bekerja untuk menyediakan semua kepentingan atasan yang baru. Setiap pimpinan memiliki karakter dan sikap yang berbeda dalam memimpin.
Menolak Tawaran Pindah Divisi
Situasi kerja di dalam tim pemasaran sudah tidak nyaman untuk saya bekerja. Para staff lain pun merasakan demikian. Manajer pertama yang sebelumnya jarang datang pagi, semakin sore datang ke kantor.
Tawaran untuk pindah tim sempat saya terima dapatkan dari pihak HRD. Tetapi saya pikir, mana mungkin nyaman bekerja dengan menyelamatkan diri pribadi. Sementara setiap hari nantinya tetap bertemu dengan orang-orang yang sama. Akhirnya tawaran tersebut saya tolak.
Berhubung peristiwa ini mendekati liburan hari raya, jadilah niatan untuk mengundurkan diri di tahan semaksimal mungkin. Seperti yang kita semua ketahui, bahwa setelah puasa akan ada THR bagi para karyawan.
Panggilan Kerja Akhir Pekan
Di perusahaan tersebut, hanya ada lima hari kerja. Maka Sabtu dan Minggu semua karyawan libur. Suatu hari, manajer pertama menghubungi saya melalui telepon kantor. Beliau meminta saya untuk datang ke kantor pada hari Sabtu. Awalnya saya menolak, tetapi dia mengatakan akan membayar langsung di muka sebagai biaya lembur hari itu.
Salahkan saya yang mata duitan. Diri ini berangkat ke kantor, tanpa mengetahui kepentingan apa yang membuat harus bekerja di akhir pekan. Sesampainya di lobi kantor saya melihat sekitar 15 orang berkumpul. Wajah-wajah mereka asing, mungkin kantor sedang membuka rekruitmen baru.
Manajer pertama langsung menghampiri dan menjelaskan bahwa tugas saya adalah melakukan presentasi di hadapan calon pegawai tim pemasaran yang baru. Sedikit kaget, tetapi jika hanya menjelaskan bagaimana deskripsi pekerjaan dan cara kerja tim pemasaran bukan masalah besar.
Jadilah saya lakukan pekerjaan tersebut. Masalah baru datang pada hari Senin, perwakilan direksi memanggil saya dan melakukan interogasi. Tercipta prasangka bahwa saya adalah “orang” manajer pertama, yang membantunya membentuk tim pemasaran lain.
Saya yang selalu menghindari konflik harus susah payah menjelaskan situasi dan memperbaiki citra diri sebagai pihak netral. Akibat tergiur menerima uang yang tidak seberapa. Kondite pekerjaan justru dipertaruhkan. Untungnya perusahaan tidak menemukan bukti keterlibatan saya.
Tidak Menerima Bonus Hari Raya
Satu minggu menjelang hari raya. Sekitar 5 orang tim audit dari kantor pusat datang ke kantor cabang. Ternyata yang terkena evaluasi kerja adalah tim pemasaran. Dari hasil rapat evaluasi baru di ketahui bahwa manajer pertama mengambil pekerjaan ganda dengan perusahaan kompetitor. Alhasil beliau terkena sangsi harus diskors, hingga keputusan dari kantor pusat keluar.
Hari berikutnya manajer yang ditempatkan oleh direksi memanggil saya. Lantaran saya mengajukan protes kepada pihak adminstrasi, bila bonus THR belum diterima. Sementara rekan-rekan yang lain sudah menerimanya. Masalah tersebut terdengar hingga ke telinga manajer dari direksi.
Setelah di usut ternyata pihak adminstrasi pusat mengirimkam bonus tunjangan hari raya justru ke rekening manajer pertama. Lemas sudah tubuh ini, pasalnya semenjak di skors manajer pertama sangat sulit di hubungi. Mungkin karena kasihan, perwakilan dari direksi tersebut memberikan sejumlah uang sebagai gantinya. Proses tetap dilanjutkan, namun tetap saja rasanya ada yang mengganjal karena THR di bawa kabur manajer sendiri.