Saya mau berbagi pengalaman pertama menjadi seorang asisten konsultan di kantor saya. Sebelumnya, saya adalah seorang pegawai swasta di sebuah perusahaan konsultan yang menangani manajemen kualitas seperti ISO dan SOP.
Proyek ini biasanya dikerjakan dalam satu tim yang terdiri dari konsultan, asisten konsultan, dan project coordinator. Setelah saya bekerja selama 7 bulan menjadi seorang project coordinator, akhirnya saya diangkat menjadi asisten konsultan.
Saat itu, proyek pertama saya adalah proyek ISO 9001:2015 dan klien saya adalah salah satu perusahaan kimia di Medan. Proyek ini harus selesai sekitar 3 bulan dan tidak boleh telat. Ini menjadi suatu tantangan baru bagi saya.
Menjadi Seorang Asisten Konsultan dalam Sebuah Tim
Menjadi seorang asisten konsultan memiliki tugas yang berbeda dengan seorang project coordinator. Beberapa tugasnya bisa dijabarkan sebagai berikut :
- Membuat jadwal penyelesaian proyek dan pencapaian di setiap tahap.
- Merancang sistem ISO 9001 : 2015 yang akan dibangun dan didiskusikan dengan perusahaan tersebut.
- Memastikan tim klien dapat memahami keseluruhan tahapan dari ISO 9001 : 2015
- Memastikan kinerja project coordinator
Tentunya ini tidak mudah bagi saya. Selama ini, saya hanya menerima perintah dari asisten konsultan atau konsultan saya. Tetapi saat ini saya harus menjadi seseorang yang merancang apa yang ingin dihasilkan. Dan saya harus belajar untuk memimpin sebuah tim dan menilai bawahan saya.
Pengalaman Pertama Menjadi Seorang Asisten Konsultan
Saya pun akan memulai pertemuan pertama saya setelah satu minggu dari penetapan saya menjadi seorang asisten konsultan. Pertemuan pertama saya dilakukan di perusahaan klien dan dilakukan bersama dengan konsultan atau atasan saya. Tetapi, beliau hanya menemani dan saya yang akan menjadi kunci utama dalam konsultasi itu.
Ini adalah pertama kalinya untuk saya dan saya menjadi sangat gugup saat itu. Saya takut saya akan melakukan suatu kesalahan dan mempermalukan diri saya di depan klien, bawahan, bahkan atasan saya. Tetapi, saya berusaha untuk meyakinkan diri saya sendiri.
Kesulitan Pertama Berhasil
Ini merupakan kesulitan pertama dalam pengalaman pertama menjadi seorang asisten konsultan, yaitu memimpin pertemuan dengan klien. Dan pertemuan itu bukan hanya melibatkan karyawan tetapi direktur dan pemilik perusahaan.
Saya pun memulai pertemuan dengan memperkenalkan keseluruhan tim. Lalu, saya menjelaskan persyaratan kerjasama dan tahapan-tahapan konsultasi yang akan kami kerjakan bersama dan hasil yang ingin dicapai.
Dan semua pembahasan berlangsung dengan sangat tenang. Saya hanya melakukan kesalahan sedikit, mungkin karena saya gugup. Tetapi, atasan saya mencoba untuk membantu.
Kesulitan pertama berhasil saya lalui dan atasan saya saat itu sedikit memuji keberanian saya. Selain itu, beliau juga memberikan beberapa masukan terkait konsultasi ke depannya.
Kesulitan Kedua Sedikit Mengecewakan
Kesulitan kedua menjadi seorang asisten konsultan pun datang yaitu kerjasama dalam tim. Saya menyadari saat itu, ternyata tidak mudah menjadi seorang pemimpin dan mengarahkan orang lain.
Pada awalnya komunikasi saya dengan bawahan saya terjalin dengan baik. Setiap laporan dikerjakan bersama dan setiap masalah diusahakan untuk diselesaikan bersama. Tetapi, itu hanya terjadi selama satu bulan.
Saat bulan kedua, terjadi sebuah masalah karena adanya kesalahan laporan dan melewati batas waktu yang telah ditentukan. Ini membuat atasan saya memarahi saya. Padahal, itu karena bawahan saya mulai tidak mengikuti instruksi yang saya berikan.
Masalah Berhasil Terselesaikan..
Saya berusaha untuk bersikap bijaksana dan menanyakan perubahannya. Ternyata, dia merasa ada perubahan dari saya menjadi seorang atasan yang tidak menanyakan pendapat bawahan saya lagi. Dan bawahan saya juga sedang jenuh dalam pekerjaan.
Akhirnya, kami sama-sama meminta maaf dan membuat perjanjian untuk mengerjakan proyek ini bersama-sama. Bukan sebagai atasan dan bawahan, tetapi sebagai tim sekerja. Dan kami berkomitmen untuk saling mengingatkan satu dengan yang lainnya sehingga masalah ini tidak akan terjadi lagi.
Banyak hal yang saya pelajari dari pengalaman pertama menjadi seorang asisten konsultan dalam tim ini. Saya belajar untuk memimpin tim dan diri saya, berkomunikasi dengan orang lain dan anggota tim, menyelesaikan permasalahan dan mencapai target. Dengan pengalaman ini, saya menjadi lebih baik ke depannya.