Mendapat sambutan hangat dari resepsionis ketika berkunjung ke suatu hotel, perusahaan, maupun instansi lainnya menjadi hal yang menyenangkan, bukan? Tak hanya itu, seorang resepsionis juga akan memberikan Anda pelayanan informasi maupun hal lainnya yang Anda butuhkan.
Berbicara tentang resepsionis, sebenarnya apa sih resepsionis itu? Apa saja tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis? Serta, apa saja syarat untuk menjadi seorang resepsionis? Untuk mengetahui informasi lengkapnya, Anda bisa membaca artikel ini sampai selesai ya.
Apa itu Resepsionis?
Resepsionis adalah karyawan yang bertugas untuk menyapa, melayani, dan memberikan informasi kepada pihak yang berkepentingan terkait dengan tujuan yang diinginkan. Biasanya, mereka ditempatkan di bagian paling depan sebagai penerima tamu suatu perusahaan, hotel, kantor, dan lain-lain.
Jadi bisa dibilang, resepsionis adalah seseorang yang selalu tersenyum dan menanyakan keperluan tamu. Mereka juga yang selalu siap membantu dan mengarahkan Anda ke ruangan yang ingin dituju.
Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis
Umumnya, tugas seorang resepsionis terlihat mudah dan ringan, namun kenyataannya tidak demikian.
Resepsionis memiliki tugas dan tanggung jawab yang cukup besar untuk menjaga image perusahaan, sekaligus menjadi jembatan informasi pertama dari manajemen perusahaan kepada tamu yang bersangkutan. Oleh karena itu, seorang resepsionis dituntut untuk mampu menyampaikan setiap informasi kepada tamu secara jelas dan informatif.
Agar lebih jelas, simak tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis berikut ini:
- Menerima dan menyambut tamu
Seorang resepsionis dituntut untuk selalu bersikap ramah dan tersenyum terhadap tamu yang datang ke perusahaan, kantor, hotel, dan lain sebagainya. Meskipun terdengar mudah, namun hal ini menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Pasalnya, resepsionis adalah image dari sebuah perusahaan. Dimana menjadi tempat pertama yang dituju oleh tamu sebelum melakukan tujuannya.
- Melayani kebutuhan tamu
Sebagai tempat pertama yang dituju oleh tamu, maka tugas resepsionis adalah harus mampu memberikan pelayanan terbaik untuk para tamu. Resepsionis perlu menanyakan apa yang dibutuhkan oleh tamu dan bergegas untuk membantu serta menghubungkannya kepada pihak terkait.
- Menerima dan meneruskan telepon yang masuk
Selain memiliki kemampuan service yang baik, resepsionis adalah seorang yang juga harus memiliki komunikasi yang baik. Hal ini disebabkan resepsionis memiliki tugas untuk menerima setiap telepon yang masuk, untuk kemudian diteruskan kepada pihak terkait. Oleh karena itu, dalam menjalankan tugasnya resepsionis perlu memperhatikan etika menerima telepon, meneruskan telepon, dan mencatat telepon masuk untuk diarsipkan.
- Menerima dan meneruskan paket
Sebagai gerbang pertama dalam suatu perusahaan, kantor, dan lainnya, resepsionis juga bertugas untuk menerima dan meneruskan paket. Dalam hal ini, resepsionis harus memeriksa kesesuaian alamat pengiriman beserta penerima paket. Setelah itu, resepsionis melakukan konfirmasi kedatangan paket dan meneruskannya kepada pihak terkait.
Itu dia tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh seorang resepsionis. Bagaimana, mudah atau tidak? Semua pekerjaan tentu memiliki tingkat kemudahan dan kesulitannya masing-masing. Untuk Anda yang tertarik menjadi resepsionis, kira-kira syarat apa saja yang harus dipenuhi?
Baca Juga: Wartawan Adalah?
Syarat Menjadi Seorang Resepsionis
Menjadi seorang resepsionis itu tidak mudah, namun juga tidak begitu sulit. Berikut beberapa syarat yang perlu Anda perhatikan sebelum memutuskan menjadi seorang resepsionis, yaitu:
- Keterampilan
Dalam hal ini, keterampilan yang harus dimiliki seorang resepsionis adalah keterampilan teknis, keterampilan pribadi dan keterampilan komunikasi. Keterampilan teknis berkaitan dengan kemampuan untuk menguasai alat-alat pendukung kerja seperti komputer dengan softwarenya, telepon dan cara meneruskannya kepada pihak terkait, serta struktur organisasi dan denah perusahaan. Sedangkan keterampilan pribadi dan komunikasi berkaitan dengan kemampuan bekerja sama terhadap sesama rekan kerja, keinginan saling membantu dan menghormati, serta komunikasi yang jelas, lugas, efektif, efisien, dan ramah.
- Pengetahuan
Pengetahuan yang perlu dikuasai oleh seorang resepsionis adalah pengetahuan umum dan khusus. Pengetahuan umum yang dimaksud berkaitan dengan kemampuan dalam menerima tamu dari berbagai budaya, suku, bahkan Negara. Oleh karena itu, resepsionis perlu menguasai bahasa internasional serta mengetahui kultur dan cara menerima tamu yang baik dengan berbagai latar belakang yang berbeda. Sedangkan pengetahuan khusus disini berkaitan dengan ketelitian seorang resepsionis untuk mencatat seluruh informasi tamu serta mampu menjual keunggulan masing-masing produk atau fasilitas dari sebuah perusahaan, kantor, hotel, dan lain sebagainya.
- Perilaku
Sebagai gerbang pertama yang dituju oleh tamu, maka sangat penting bagi resepsionis untuk menunjukkan perilaku yang baik. Dalam hal ini, resepsionis harus menunjukkan penampilan yang rapi dan bersih saat melayani tamu. Tak hanya itu, peralatan kerja yang tersusun dengan rapi juga dapat memberikan kesan positif dan kepuasan tersendiri bagi tamu tersebut.
- Kepribadian
Syarat penting lainnya yang harus dimiliki resepsionis adalah kepribadian yang baik dan menyenangkan. Dalam hal ini, Anda harus selalu siap untuk membantu tamu dari berbagai latar belakang yang berbeda serta menjadi pendengar yang baik saat diperlukan. Beberapa kepribadian lainnya yaitu gigih dan cerdas, baik, sopan, ramah, bijaksana, memiliki tanggung jawab yang besar, loyalitas yang tinggi, serta tanggap mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai situasi dan kondisi yang ada.
Fungsi Resepsionis
Setelah Anda memahami syarat-syarat dan tanggung jawab seorang resepsionis, kini saatnya untuk mengupas tuntas fungsi dari resepsionis. Berikut selengkapnya:
- Sebagai Diplomat
Resepsionis adalah seseorang yang akan selalu dihadapkan dengan berbagai maksud dan tujuan yang berbeda-beda dari setiap tamu yang datang. Dalam hal ini, Anda harus mampu memahami tujuan masing-masing tamu tersebut, untuk kemudian bertindak sebagai wakil perusahaan dalam mengambil keputusan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Namun, jika terdapat pertanyaan atau tujuan yang tidak dipahami, sebaiknya Anda melakukan negosiasi dan menunda keputusan dengan cara yang baik dan tetap sopan.
- Sebagai Record Keeper
Dalam hal ini, resepsionis berfungsi sebagai penyampai pesan dari para tamu kepada pihak terkait. Oleh karena itu, Anda harus memiliki kemampuan bahasa yang baik untuk menerima dan menyampaikan kembali pesan tersebut dalam bentuk tulisan maupun lisan sesuai dengan SOP yang berlaku di perusahaan.
- Sebagai sumber informasi
Fungsi lain dari resepsionis adalah sebagai sumber informasi bagi para tamu. Sebagian besar tamu datang untuk menanyakan beberapa hal maupun keberadaan seseorang. Dengan begitu, resepsionis sangat penting untuk bekerja sama serta menjaga hubungan baik dengan sesama rekan kerja dari berbagai divisi yang ada, agar mampu memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh tamu.
- Sebagai Guest Analyst
Dalam hal ini, resepsionis dituntut untuk mampu menganalisa setiap tamu yang datang. Memilah informasi yang harus dan tidak boleh disampaikan kepada tamu demi menjaga keamanan dan kerahasiaan data, serta mengawasi gerak gerik tamu yang terlihat mencurigakan dan berpotensi merugikan.
- Sebagai Sales
Selain menyambut tamu, resepsionis hotel atau perusahaan jasa lainnya juga bertindak sebagai sales. Yaitu melakukan penjualan terhadap produk atau fasilitas perusahaan dan meyakinkan pelanggan untuk membeli atau menggunakannya. Setelah itu, memberikan laporan terhadap penjualan yang telah dilakukan beserta hasil dokumentasinya kepada pihak atasan perusahaan.
Pada dasarnya, resepsionis adalah seseorang yang memiliki kualitas bagus. Kualitas ini sangat penting untuk diperhatikan dalam menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya sebagai image bagi perusahaan. Demikianlah informasi seputar apa itu resepsionis, tugas dan tanggung jawab yang diemban, syarat-syarat menjadi resepsionis berikut dengan fungsinya. Dengan referensi ini, semoga dapat membantu Anda mempersiapkan diri menjadi seorang resepsionis. Semoga bermanfaat ya!