Tak sedikit orang yang menginginkan bekerja sebagai front office atau Resepsionis hotel. Hal ini karena pekerjaan ini termasuk yang cukup mudah dilakukan, khususnya bagi kaum wanita dan tidak perlu tenaga ekstra.
Namun, siapa sangka menjadi resepsionis hotel ternyata tak hanya bermodal senyum. Ada banyak tugas dan tanggung jawab lainnya yang harus dipenuhi sebagai Resepsionis atau front office.
Jadi, bagi kaum wanita yang tertarik untuk bekerja sebagai Resepsionis hotel, sebaiknya perhatikan tugas-tugas utama yang harus dilakukan.
Dengan mengetahui dan memahami tugas sebagai resepsionis, Anda bisa lebih percaya diri saat menjalani tes dan wawancara untuk melamar posisi tersebut.
Resepsionis atau front office adalah pekerjaan di bidang pelayanan yang tugas utamanya adalah melayani dan mengayomi pengunjung atau pelanggan maupun pihak yang berkepentingan.
Seperti yang Kita ketahui, secara umum tugas Resepsionis adalah menyapa, memberikan informasi ataupun melayani segala bentuk kebutuhan pelanggan di area terdepan.
Tugas Resepsionis Hotel dan Tanggung Jawabnya
Itulah mengapa Resepsionis hotel merupakan garda terdepan pada sebuah instansi dan harus bisa menjembatani antara pelanggan dengan pihak yang manajemen instansi/perusahaan. nah, berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab Resepsionis hotel, antara lain:
1. Melayani Tamu Hotel dengan Baik, Ramah dan Sopan
Bekerja sebagai Resepsionis artinya Anda harus bisa melayani pelanggan atau tamu hotel yang berdatangan. Nah, dalam dunia kerja di bidang pelayanan itu sendiri yang paling dibutuhkan adalah keramahan dan skill komunikasi yang baik.
Pastikan bahasa yang Anda gunakan bisa komunikatif dan tidak berbelit agar mudah dimengerti dan tidak menimbulkan salah paham dengan pelanggan hotel.
2. Melakukan Reservasi atau Pemesanan dan Persiapan Kamar
Resepsionis bertugas menerima dan melayani pelanggan hotel yang datang secara langsung maupun yang menghubungi lewat telepon. Hal itu termasuk informasi tentang layanan hotel dan informasi lainnya yang diperlukan dalam pemesanan hotel.
Kemudian, tugas selanjutnya yaitu menentukan kamar hotel dan menjelaskan informasi kepada pelanggan hotel sesuai dengan SPO yang berlaku.
3. Mengelola Data Pelanggan Hingga Bill/Pembayaran
Resepsionis bertugas mengelola data kamar dengan baik dan membuat laporan untuk atasan/leader mereka seperti data check in dan check out.
Selain itu, juga bertugas memilah setiap surat yang masuk dan keluar baik yang bersifat manual atau surat kertas maupun surat elektronik.
Sebagai front office, Resepsionis juga menjadi administrasi hotel tersebut dan mengurus bill pelanggan selama menggunakan fasilitas hotel.
4. Memahami Informasi Seputar Hotel dan Lain-lain
Saat melayani pelanggan hotel, merek pasti menanyakan banyak hal baik yang berkaitan dengan pemesanan kamar atau tentang lokasi suatu tempat di sekitar hotel.
Beberapa informasi yang harus dikuasai yaitu ketersediaan kamar, informasi nomor kamar saudara/keluarga, termasuk harga, fasilitas dan lain sebagainya. Selain itu, tamu hotel biasanya juga menanyakan lokasi jalan, café dan lain-lain.
5. Melayani dan Mengatasi Komplain Pelanggan
Melayani segala bentuk kritik atau keluhan/komplain yang disampaikan oleh pelanggan serta bisa mengatasinya dengan baik.
Jika memang masalah terjadi karena kesalahan pelanggan, maka Resepsionis harus mampu menjelaskan dengan baik tanpa membuat pelanggan marah.
Namun, jika kondisi menjadi tidak kondusif, segera hubungi leader yang lebih bertanggung jawab sebagai atasan.
6. Memberikan Penawaran Fasilitas Hotel
Resepsionis juga harus mengetahui dan memberikan penawaran fasilitas tambahan yang disediakan oleh hotel untuk memudahkan pelanggan.
Fasilitas tersebut antara lain kamar VIP, kolam renang, café atau restoran hotel, pemesanan makanan ke kamar hotel dan lain-lain.
Selain itu, biasanya gedung hotel juga menyewakan hall untuk berbagai kegiatan seperti pertemuan, pernikahan dan lain sebagainya.
7. Mengamati Aktivitas Pelanggan dan Pengguna Hotel
Tugas lainnya yaitu mengamati semua aktivitas pelanggan atau pengguna hotel, khususnya yang keluar masuk area front.
Hal ini berkaitan juga dengan keamanan dan kenyamanan pelanggan dan pengguna hotel yang harus diperhatikan.
Resepsionis bertugas membantu pegawai keamanan untuk mengamati dan melaporkan jika ada sesuatu yang mencurigakan di antara pelanggan atau tamu hotel yang datang/pergi.
Baca juga: Apa itu Visual Merchandiser
Gaji Resepsionis Hotel
Berdasarkan informasi dari beberapa situs lowongan kerja, perkiraan gaji Resepsionis atau front office di perhotelan yaitu sekitar 2,5 juta per bulan.
Sedangkan di kota-kota besar biasanya bisa mencapai 4 hingga juta per bulannya. Selain itu, biasanya masih banyak pendapatan dan fasilitas tambahan yang diberikan oleh pihak hotel.
Namun, perihal gaji ini dari kualitas hotel itu sendiri. untuk gaji karyawan hotel bintang lima tentu saja memiliki penawaran gaji yang lebih tinggi daripada hotel kelas menengah ke bawah.
Hal ini juga berkaitan dengan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi Resepsionis hotel bintang lima harus lebih kompeten.
Kompetensi Resepsionis harus selalu dipertahankan oleh hotel bintang lima untuk memberikan pelayanan terbaik dan menjaga kualitas hotel.
Latar Pendidikan dan Persyaratan Menjadi Resepsionis Hotel
Meski banyak orang yang melihat pekerjaan Resepsionis itu mudah, namun untuk menjadi Resepsionis harus memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai.
Biasanya, perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan sebagai Resepsionis memberikan standar minimal pendidikan tertentu seperti SMA/SMK hingga D3/S1.
Hal itu juga tergantung dengan perusahaan yang sedang membuka lowongan, semakin besar perusahaannya maka semakin ketat persyaratannya.
Selain itu, meskipun yang dicantumkan hanya lulusan SMA/SMK, biasanya lulusan SMK perhotelan akan lebih disukai oleh perusahaan. Sedangkan untuk lulusan S1 biasanya lebih di prioritaskan dari jurusan Manajemen Perhotelan atau Administrasi Perkantoran.
Tak hanya itu, ada juga lembaga kursus 1 tahun untuk belajar tentang administrasi perkantoran atau perhotelan, latar pendidikan ini juga bisa digunakan.
Sebagai gambaran, berikut ini beberapa persyaratan yang biasanya diberikan oleh perusahaan atau hotel untuk lowongan Resepsionis, antara lain:
- Minimal pendidikan SMA/SMK perhotelan
- Memiliki pengalaman selama 1 tahun dalam bidang front office atau Resepsionis hotel/apartemen
- Mampu berkomunikasi dengan baik
- Lancar berbahasa inggris secara lisan maupun tulisan
- Mampu mengoperasikan komputer dengan baik
- Berpenampilan menarik dan rapi
- Tinggi badan minimal 160 cm (wanita) dan 170 (pria), berat badan ideal
Selain persyaratan tersebut, Resepsionis hotel juga harus memiliki kualifikasi seperti di bawah ini, antara lain:
- Memiliki kemampuan atau skill komunikasi yang baik
- Mampu melayani pelanggan atau tamu hotel dengan baik, ramah dan sopan
- Mampu bekerja dengan teliti dan fokus
- Mampu berbahasa asing minimal bahasa Inggris, lebih banyak bahasa asing yang dikuasai maka lebih besar kemungkinan diterima
- Memiliki dan memahami pengetahuan tentang standar keamanan dan keselamatan publik
Persyaratan tersebut juga bisa berbeda sesuai dengan perusahaan masing-masing. Setelah Anda berhasil melamar pekerjaan sebagai Resepsionis, ada banyak sekali jenis posisi atau jabatan yang bisa Anda tempati.
Jabatan Resepsionis antara lain Resepsionis Hotel, Front Desk, Helpdesk, Customer Service, Concierge dan lain sebagainya.
Baca juga: Pengalaman Kerja di Perhotelan
Itulah berbagai informasi seputar tugas Resepsionis hotel dan kualifikasi yang harus dimiliki untuk bekerja sebagai Resepsionis atau front office. Selain harus selalu berpenampilan menarik dan rapi, Resepsionis diharapkan mampu melayani semua kebutuhan pelanggan atau tamu hotel.