Microsoft Excel menjadi tools yang paling banyak digunakan oleh bagian payroll perusahaan untuk membuat slip gaji karyawan.
Selain aplikasi ini cukup mudah digunakan, juga tidak berbayar. Namun, sebagai staff baru di bagian payroll, terkadang Anda merasa bingung bagaimana harus membuat format slip gaji Excel.
Untuk itu, simak artikel ini sampai selesai. Ada informasi-informasi penting yang harus Anda cantumkan dalam membuat format slip gaji karyawan menggunakan Microsoft Excel.
Harapannya, adanya informasi ini bisa memudahkan Anda dalam membuat format slip gaji sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Isi Format Slip Gaji Excel
Setiap perusahaan memiliki format slip gaji yang berbeda. Ini karena informasi yang akan dicantumkan ke dalam slip gaji tersebut juga berbeda.
Namun secara garis besar, dalam membuat slip gaji Excel Anda harus mencantumkan beberapa informasi penting, seperti:
1. Identitas perusahaan
Saat membuat format slip gaji excel, Anda harus mencantumkan identitas perusahaan secara lengkap dan singkat. Ada nama perusahaan, alamat lengkap perusahaan, nomor telepon perusahaan, email resmi perusahaan, dan logo perusahaan.
Informasi identitas perusahaan ini menandakan bahwa perusahaan telah mengeluarkan slip gaji secara resmi untuk para karyawannya.
Apalagi jika pembayaran gaji masih secara tunai, maka adanya slip gaji resmi akan sangat bermanfaat untuk karyawan. Baik itu untuk keperluan yang memang membutuhkan slip gaji atau hanya disimpan sendiri.
2. Periode pembayaran gaji
Penting bagi Anda sebagai staff yang menangani bagian payroll untuk mencantumkan informasi periode pembayaran gaji.
Adanya keterangan waktu dalam slip gaji akan memudahkan karyawan untuk membaca slip gaji tersebut agar tidak tertukar dengan periode sebelumnya.
3. Data karyawan
Adanya informasi data karyawan di dalam format slip gaji Excel tentunya untuk membedakan slip gaji karyawan satu dengan lainnya.
Umumnya, informasi data karyawan meliputi nama lengkap, jabatan yang diemban, nomor induk, departemen/ divisi penempatan, dan NPWP karyawan.
4. Nominal gaji karyawan
Informasi nominal gaji menjadi hal pokok yang harus Anda cantumkan di dalam slip gaji. Anda bisa menjabarkan secara jelas mengenai jenis-jenis penghasilan yang diterima oleh karyawan.
Mulai dari gaji pokok, bonus, tunjangan, dan biaya lainnya. Termasuk juga penghasilan kotor dan penghasilan bersih yang diterima karyawan.
5. Informasi pajak
Idealnya, format slip gaji excel juga harus mencantumkan informasi pajak. Berapa besaran pemotongan pajak penghasilan untuk memotong gaji karyawan.
Dengan begitu, para karyawan akan tahu besaran pajak yang dibayar setiap bulannya.
6. Potongan gaji karyawan
Selain mencantumkan informasi besaran pemotongan pajak, Anda juga harus mencantumkan informasi potongan gaji karyawan.
Sebagai contoh adanya potongan gaji untuk membayar BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, utang karyawan ke perusahaan, dan iuran lainnya.
Baca juga: Cara Membuat Slip Gaji Palsu
Download contoh format slip gaji Excel
Keterangan setiap kolom diatas sebagai berikut :
- ID : berisi kode ID karyawan
- Nama : isi sesuai nama karyawan
- STS : status pernikahan karyawan
- Jabatan : isi sesuai jabatan karyawan yang bersangkutan
- Potongan : isi dengan pos potongan penghasilan karyawan: pajak, bpjs, dll
- Penerimaan : detail penerimaan gaji karyawan : gaji pokok, tunjangan, dll
Jika kalian membutuhkan template slip gaji dalam bentuk file excel bisa di download disini.
Itulah format slip gaji Excel yang perlu Anda tahu. Ada 6 informasi penting yang harus dicantumkan di dalam format glip gaji Excel tersebut.
Termasuk juga nanti akan ada keterangan lengkap pembayaran, seperti nama bank sebagai institusi pembayar.
Semua informasi mengenai gaji karyawan harus dicantumkan secara rinci, padat, dan jelas. Tidak boleh bertele-tele.
Apalagi slip gaji adalah dokumen resmi yang tidak hanya berguna sebagai tanda bukti penerimaan gaji oleh karyawan. Tetapi juga berguna untuk keperluan dengan pihak lain, seperti pengajuan kredit kepada bank.
Baca Juga: Cara Bikin Slip Gaji Lewat HP
Kesalahan yang harus dihindari saat membuat slip gaji
Manusia memang tidak luput dari salah. Meskipun sudah menggunakan tools canggih untuk membuat slip gaji, bisa saja Anda salah input dalam membuatnya.
Untuk itu, ketahui beberapa kesalahan berikut ini sebelum membuat format slip gaji. Agar Anda bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi dan lebih berhati-hati dalam membuatnya.
1. Kelebihan dan kekurangan membayar gaji
Maksud dari kelebihan dan kekurangan membayar gaji ini adalah pada penginputan nominal. Bisa saja sebagai staff yang mengelola bagian payroll Anda menginput dengan nominal lebih bahkan kurang.
Jika ternyata nominal besaran gaji yang Anda input lebih besar daripada seharusnya, maka Anda bisa memotong gaji karyawan tersebut.
Sebaliknya, jika ternyata besaran gaji yang Anda input lebih kecil daripada seharusnya, maka Anda harus segera membayar kekurangannya.
Wajar jika satu dua kali kesalahan seperti ini terjadi. Tetapi, bagaimana jika terjadi berkali-kali? Tentu bisa merugikan karyawan, bahkan perusahaan itu sendiri
2. Salah menggunakan tools
Penting bagi Anda untuk mengetahui tools penggajian secara mendalam. Jika Anda salah menggunakan tools dan tidak tahu fungsi tools tersebut, maka jangan heran kesalahan dalam membuat format slip gaji Excel bisa terjadi.
3. Tidak update peraturan tenaga kerja terbaru
Peraturan tenaga kerja berkaitan dengan besaran UMP yang harus diterima oleh karyawan.
Meskipun Anda sebagai staff yang mengelola payroll, Anda pun juga harus tahu besaran UMP terbaru, layaknya seorang praktisi dan pemilik perusahaan.
Jangan sampai tidak ada penyesuaian gaji karyawan terhadap peraturan UMP terbaru.
4. Tidak mengetahui project setiap karyawan
Karena setelah membuat format slip gaji karyawan Anda harus menjabarkan secara rinci penghasilan yang didapat karyawan, maka Anda harus mengetahui setiap project yang dilakukan oleh karyawan.
Ini berkaitan dengan penambahan maupun pengurangan penghasilan yang diterima oleh karyawan. Sebagai contoh, karyawan melakukan lembur, maka Anda harus mencantumkan penambahan uang lembur di slip gaji tersebut, dan seterusnya.
Meskipun human error seperti ini sering kali terjadi, apalagi seiring bertambah banyaknya karyawan. Tetapi, kesalahan-kesalahan tersebut tentu bisa diminimalisir. Anda bisa membuat format slip gaji Excel terlebih dahulu dengan teliti, kemudian menginputnya dengan hati-hati.
